Arkistonmuodostussuunnitelma, laissa mainittu

Tiedonhallintasuunnitelma, nimi myös käytössä

Tiedonohjaussuunnitelma, sähköisen arkistoinnin suunn. mainittu

Rakkaalla lapsella näyttää olevan monta nimeä.  Totuus on kuitenkin että harvassa ovat ne kunnat jotka ovat jaksaneet ja ehtineet tehdä suunnitelman siihen muotoon kuin mitä siitä on ohjeissa neuvoja annettu.

Kuinka säästää aikaa ja antaa lyhyet ja selkeät työtavat ja neuvot toimiston väelle, jotta heidät saataisiin yhteistyöhön mukaan kartoittamaan omat asiakirjansa ja aikaansaamaan toimistolle ajantasainen ams-suunnitelma.

Suunnittelu edellyttää tehtävien ja asiakirjojen kartoitusta joko prosessien tai muun kartoituksen kautta.  Toimistojen on hyvä lähteä työhön jos työ tehdään heille helpoksi ja yhtenäisen selkeäksi koko organisaation osalta. 

Monissa kunnissa otetaan käyttöön arkistonhallintaohjelmia, joissa monissa on mukana ams-suunnitelman teko ja ylläpito ja siitä edelleen johdettu arkistojen luettelointi.

Jotta päästään syöttämään tietoja tietojärjestelmään - tarvitaan ennakkosuunnittelu ja siihen sisältyy toimistojen työpanos asiakirjojen ja tietojen kartoituksessa, koska he työn tekijöinä ovat parhaat asiantuntijat tietämään mitä tietoja syntyy ja miten kauan niitä tarvitaan.

Mikäli tämä asia on sinulle ajankohtainen, voit tutustua valmistelulomakkeeseen, joka on toteutettu excel-ohjelmalla työstettäväksi. Tämä lomake on suunniteltu siten että se kartoittaa juuri ne tärkeimmät asiat ams-suunnitelmaa varten.  Tämä lomake on valmis annettavaksi toimistoille työlomakkeeksi. 

Vielä askelta tehokkaampi tapa on jos siinä ovat jo nuo toimiston tehtävät valmiiksi kirjoitettuna, näin päästään siihen että koko organisaatio tekee suunnitelmat samalla rakenteella ja samaan järjestykseen.  Tämä auttaa työkokouksissa keskusteluissa kun kaikki osalliset ovat tehneet suunnittelun samaan tapaan - mahdollisuus rinnakkaiseen vertailuun tulee helpommaksi ja neuvottelut on sopimiset selkeämpää.  Näin myös päästään talon yhtenäisiin periaatteisiin kun suunnitelmia on helpompi valmistella rinnakkain siltä osin kuin asiakirjat ovat yhteisiä tai niiltä osin kuin vastaavia asiakirjoja esiintyy monissa toimielimissa.

1. vaiheessa toimistot kartoittavat vain tehtävät ja niistä muokataan yhteistyöllä koko organisaation tehtäväluokittelu.  Tämä yhteispäätös on tulevan työn pohja.

Toimistokohtainen ams-suunnitelman valmistelulomake sisältäisi sitten vain ko. arkistonmuodostajan tehtävät   (poimittu yhteisestä luokittelusta tunnuksineen).

2. vaiheessa käytetään tätä lomaketta. 

Siltä pohjalta toimisto kartoittaa asiakirjat ja tiedot jotka syntyvät noiden tehtävien ja palvelun tuloksena.

3. vaiheessa katsotaan lomakkeelle valtakunnalliset säilytysajat

4. vaiheessa päätetään kuntakohtaiset säilytysajat

5. vaiheessa voit laittaa lomakkeen sisäiseen verkkoon henkilökunnalle tiedoksi

6. vaiheessa syötät lomakkeelta tiedot arkistonhallintaohjelmaan - ams-suunnitelmaksi, joka sisältää vielä laajemmat tiedot, mutta jotka syöttövaiheessa ovat melkein itsestäänselvyyksiä ja joita siksi ei tarvitse valmistella tähän valmistelulomakkeelle

Mikäli kiinnostusta tai tarvetta lomakkeesta - katso extranet-palvelu - tiedostot - ams-lomakkeen peruslomake.

Mikäli tarvitset lisätietoa - voit kirjoittaa ja kysyä.