Huom !   KuntaIT:n  portaaliin  mainittu  osoite  (virhe Arkistolaitoksen kirjeessä)  löytyy  tämän  linkin  kautta 

http://wiki.kuntait.fi/tiki-index.php   josta kirjautuminen sisälle aineistoihin. Rekisteröidy  ensin  käyttäjänä, jonka jälkeen kirjaudut käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Kun olet tällä sivulla - http://wiki.kuntait.fi/tiki-index.php?page=HomePage ,

seuraavaksi  vieritä  sivua  alaspäin kunnes  löydät kohdan  eAMS, jonka takana kaikki  "sähköisen  asiakirjahallinnan työkalut"  ovat löydettävissä omalta aineistokohtaiselta sivultaan.

eAMS  sivulla  ovat  käytettävissä  seuraavat aineistot :

- eAMS-ohjeet, jonka jälkeen seur sivulta  " eAMS-käyttöönottosuunnitelma", 26 sivua

- tehtäväluokitus, kokonainen, osina ja perusmalleina excel-lomakepohjalla

- 00 - 14  tehtäväluokkien kohdille, kunkin kohdalla on merkitty linkit, jotka vievät suunnitelmamalleihin eli prosessin mukaiseen ams-suunnitelmaan ja prosessikaavioihin  (näissä näyttää olevan useita vaihtoehtoja samasta valittavana)

- tehtäväluokittelun pääryhmät ja niiden jäljessä olevat perusmalli, suunnitelmat ja kaaviot - sivulta saa sen kuvan että kaikki on valmista, mutta kuitenkin osa linkeistä ei tuo esille mitään  (näyttää siltä että työ on ainakin osittain kesken ja joidenkin perusmallien luokitteluun onkin merkitty punaisella keskeneräiset kohdat)

- sarake "asiakirjallinen tieto" , sen kohdalle on joskus merkitty sp ja arkistolaitoksen päätöksen kohta mihin tämä perustuu, siis pysyvästi säilytettävien osalta asiakirjat/tietotyyppi viety jo lomakkeelle - malliksi,  ainakin osaan prosesseja 

- prosesseihin on lisätty asiakirjallisen tiedon kohdalle, ehkä lähinnä asiakirjatyypin kohdalle, julkisuusluokat ja siihen liittyen ko. lain kohta

- lisäksi sivun alareunassa on kohta  "käsittelyvaihekaaviot", josta löytyvät  yhteiset osaprosessit, jotka liittyvät moniin tehtäväprosesseihin, esim. lausunnon pyytäminen, täydennysten pyytäminen 

Monet kunnat painivat nyt ams-suunnitelmien työn haasteissa ja varmaan heille on suuri apuväline nämä ainakin osittain selvitetyt prosessit, antavathan ne suuntaa oman talon prosessin kuvaamiselle.  Lisäksi ne auttavat löytämään esille suuren joukon asiakirjoja tai tietotyyppejä käsittelyvaiheiden kautta.  Myös prosessit esitettynä erilaisina kaavioina auttavat hahmottavaan asiakirjojen käsittelyn kulkua ja tietojen muodostumista tehtävien eri käsittelyvaiheissa.

Sähke1 ja Sähke2 -normin perusmallilomakkeissa on jokaiselle asiakirjalliselle tiedolle määriteltävä  21-24  sarakkeeseen  sen  käsittely- ja säilytysohjeet. Tämä tulee olemaan valtava työmäärä. Tämä taulukko on laaja ja monimutkainen hallittavaksi ja luettavaksi. 

Jää kaipaamaan hakukoneen apua kun etsitään sitä tietyn tietotyypin käsittelyohjetta - päivittäiseen työhön apuvälineeksi.  Mutta tämä kaikki edellyttäisi tietyn sanaston kartoitusta ja tallennusta tietokantatyyppiseksi tiedoksi, jolle lisäksi pitäisi tallentaa synonyymisanasta - jotta täydellinen haku kaikella tallennetulla tiedolla olisi mahdollinen.

Jos nyt nykyiset ams-systeemit ovat haasteellisia ylläpitää, niin tuleva näyttää todella työläältä työtavalta.  Jää miettimään, onko tämä todella tarpeen tehdä näin vaikeasti ?  Nämä mietteet syntyivät kun katsastimme eAMS-sivujen antia nopeasti 2 tuntia.  Asia avautunee enempi kun lukee käyttöönottosuunnitelmassa olevat eAMS-suunnitelman teon ohjeet, lomakkeiden ohjeet ja muut yksityiskohdat. 

Niille lukijoille, joita tämä asia masentaa - muistakaamme - tämä on vain suositus - on olemassa tapoja tehdä ams-suunnitelma karsitummassa muodossa.  Tärkeintä on aloittaa tehdä ams-suunnittelu ja tehdä ensin tärkeimmät ja kiireellisimmät tiedot kasaan - suppea ams-suunnitelma, jotta saadaan nopeasti ohje organisaatiolle.  Sitten täydentäen vuosittain lisätään samaan suunnitelmaan  "lihaa luiden ympärille"   eli suunnitelmaa täydennetään vähitellen tarpeellisimmista alkaen yhä lukuisampia käsittely- ja säilytysohjeita kunkin  asiakirjallisen tiedon tai asiakirjan kohdalle.

Arkistolaitos kysyy kuntien kantoja tehtyyn työhön ja siitä voit lukea seuraavasta tarkemmin.  Vastaa kuntasi puolesta - sähköpostissa olevan linkin kautta konekielisellä lomakkeella. 

-------------- 

Arkistolaitos  on lähettänyt sähköpostilla  kuntien  kirjaamoille  kyselyn, johon pyydetään  vastaamaan  13.10.2009  mennessä.

- tehtäväluokittelun  käyttökokemukset

- tehtäväluokittelun  tunnettavuus, tunnetaanko

- sähköisen e AMS-suunnittelun  tunnettavuus

Kysymys  on  arkistolaitoksen  kautta  valmistellusta  valtakunnallisesta  tehtäväluokittelusta, jota  suositellaan  käytettäväksi  sähköisen  arkistoinnin eli eAMS-suunnittelun  pohjaksi.

Nämä sähköisen asiakirjahallinnan työkalut löytyvät ja on julkaistu  KuntaIT-verkostoportaalissa osoitteessa :  wiki.kuntait.fi    (tämä oli virheellinen kirjeessä).

Kyselyllä  kartoitetaan  myös  organisaatioiden  tarvetta lisäkoulutukseen.

http://www.webropol.com/p.aspx?t=1&1=359311_elca2668621f4a65 

Arkistolaitoksen  sivuilla  oleva  informaatio  kertoo  tehtäväluokittelun  osalta ja aikatauluista, jotka liittyvät  moniin  muihin  hankkeisiin :

Yhteinen tehtäväluokitus

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus on pääosin valmis, mutta terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tehtäväluokitustyö jatkuu. Sosiaalitoimen tehtäväluokitus valmistuu Sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologiahankkeen AHA-projektin myötä ja terveydenhuollon tehtäväluokitus vuoden 2009 lopulla. Töiden tulokset tallennetaan niiden valmistuttua KuntaIT-portaalissa ( http://wiki.kuntait.fi ) jo olevaan yhteiseen tehtäväluokitukseen sekä perusmalliin. Arkistolaitoksen yhteishenkilöt ovat projektipäällikkö Jaana Pohjonen ja ylitarkastaja Raili Oittinen.

Ruotsinkielinen versio yleisestä  tehtäväluokituksesta on  valmistunut, lue lisää....

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote_250909.htm