ARKISTOLAITOKSEN SEULONTAPOLITIIKKA JA SEULONTASTRATEGIA VAHVISTETTU

Arkistolaitos on vahvistanut seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjat. Niiden tarkoituksena on esittää julkishallinnon asiakirjallisten tietojen seulontaa koskevat seulontapoliittiset ja -strategiset tavoitteet, seulontatoiminnan perusta ja keskeiset käsitteet sekä keskeiset menetelmät, joihin arkistolaitos nojaa ratkaistessaan, mitkä asiakirjalliset tiedot säilytetään pysyvästi.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä.

Arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:

- asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,

- asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10-15 prosenttia.

Arkistolaitoksen seulontastrategiassa esitellään mm. käsitteet makro- ja mikroseulonta sekä viisi erilaista näkökulmaa, joista käsin asiakirjallisten tietojen säilytysarvoa tarkastellaan. Käsite makroseulonta on tullut tutuksi mm. Hollannin, Kanadan ja Yhdysvaltain arkistolaitosten seulontakäytännöstä ja arkistokirjallisuudesta. Suomen arkistolaitos asemoituu uuden seulontastrategiansa avulla seulonnan kansainväliseen "valtavirtaan", jonka tunnusomaisia elementtejä ovat mm. yhteiskunnallisten tehtävien ja toimintojen analyysi seulonnan ensimmäisenä vaiheena sekä analyysin eteneminen makroseulonnasta mikroseulontaan (TopDown-malli).

Arkistolaitoksen seulontapolitiikan ja -strategian pääasiallisena soveltamisalana ovat arkistolain (831/1994) 1 §:n 1-2 momentin tarkoittamien arkistonmuodostajien asiakirjalliset tiedot. Arkistolaitoksen tavoitteena on, että nämä arkistonmuodostajat soveltavat seulontapolitiikan ja -strategian määrittelemää tavoiteasettelua ja menetelmiä, kun ne laativat asiakirjallisista tiedoistaan säilytysaikaesityksensä arkistolaitokselle. 

Arkistolaitoksen on määrä julkaista vuonna 2009 viranomaisohje, jossa selvitetään  tarkemmin, millaisia velvoitteita arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia  asettavat arkistolain (831/1994) 1 §:n 1-2 momentin tarkoittamille arkistonmuodostajille. 

Arkistolaitoksen yksiköiden järjestämän koulutuksen yhteydessä käsitellään seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjoihin sisältyviä tavoitteita, seulontatoiminnan perusteita ja keskeisiä menetelmiä, joita käytetään asiakirjojen arvonmäärityksessä. 

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia löytyvät PDF-muodossa arkistolaitoksen verkkosivulta:

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/kansallisarkisto/viranomaispalv/seulonta/

Arkistolaitoksen yksiköiden koulutusohjelmat löytyvät verkkosivulta:

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/koulutus/

Kansallisarkisto
PL 258, 00171 HELSINKI
Puh. (09) 2285 2233