Tätä sivustoa on päivitetty viimeksi  24.03.2009, 25.03.2009 - säilytysajat - tiedonohjausjärjestelmä  - tekstien kohdalta.  

Alla olevat tekstit on tiedoksi ja neuvoiksi annettu. Jokainen valitsee talonsa kohdalle sopivan työtavan ja soveltamistavan.  LUKIJA  ON  ITSE  VASTUUSSA  TEKEMISTÄÄN  RATKAISUISTA  JA  NOUDATTAMISTAAN  TYÖTAVOISTA. 

Mikäli lukija tarvitsee lisätietoja asiasta - hän voi kääntyä Kansallisarkiston projektien vastuuhenkilöiden puoleen  (yhteystiedot KA:n tiedotteiden lopussa)  yksityiskohtaisemman opastuksen saamiseksi.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Kansallisarkisto  tiedottaa 16.03.2009

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote_160309a.htm  

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus käytettävissä KuntaIT-portaalissa,

http://wiki.kuntait.fi/tiki-index.php   

KuntaIT-portaalin käyttäjäksi voi rekisteröityä portaalin etusivulla. Rekisteröitymisen jälkeen eAMS-osio on kaikkien vapaasti käytettävissä. eAMS-osiossa yhteinen tehtäväluokitus on kokonaisena omassa kansiossaan ja lisäksi kunkin tehtäväluokan kohdalla.

Rekisteröidy  ja yritä sitkeästi niin lopulta onnistut pääsemaan sisälle. Sivuja päivitetään, joten välillä on katkoja liikenteessä ja kun tiedostot ovat suuria, voi olla hitautta ja kankeutta avautumisessa.  Järjestelmään kirjautuneet näkyvät käyttäjätunnukseltaan oikealla, joten jos on kankeutta - palaa sivuille hiljaisempaan aikaan - näet milloin sivuilla on useita kävijöitä.

Kansallisarkisto  tiedottaa  tällä  sivulla  eAMS-hankkeen  etenemisestä  (voit seurata asioita suoraan linkin valitsemalla, mikäli tunnistus toimii suoraan ilman kirjautumista KuntaIT-portaaliin.   http://wiki.kuntait.fi/tiki-index.php?page=eAMS+ajankohtaista  ( löytyy eAMS-sivun alusta,  tiedotteet ).

KuntaIT-portaalin esittelysivulta eteenpäin - vieritä keskeltä alaspäin - eAMS valinta.

Sivujen sisältö :

- tiedotussivu  hankkeen osalta

- keskustelufoorumi

- alussa koko tehtäväluokittelu word-asiakirjana  ( päivätty  1.1.2009 )

- 15 pääryhmää erillisinä valintoina, rinnalla niissä linkit, jotka vievät ko. tehtäväluokittelun tarkempaan erittelyyn, suunnitelmalomakkeisiin (suuntaa antavia prosessiesityksiä tehtävien kuluista asiakirjatietoineen, osa kesken ), prosessikaavioihin, joita eri kunnista saatu

- päivitetty  4.3.2009  osa aineistoista

Näin löydät tietoa sivuilta ......

Tehtäväluokittelun pääryhmä, ko. ryhmän tehtäväryhmät,  perusmalli  (nämä ilmeisesti ovat vielä tyhjiä) , suunnitelmat  (eri kuntien), prosessikaaviot.

Tehtäväluokittelussa - valitse pääryhmä - tehtäväluokittelu - sivuilla on ryhmittely, jossa ovat tehtäväryhmien tunnusnumerot ja nimikkeet, tässä tehtäryhmän tunnusnumero toimii linkkinä, jonka valitsemalla pääset ko. alatehtäviin ja niistä edelleen työvaiheisiin eli prosessin etenemiseen ja niistä syntyviin tietotyyppeihin. Sama periaate on suunnitelma-taulukoissa, mutta linkkejä ei ole vielä kaikkialla ja sisällöt karttuvat vähitellen. Jossakin osin linkin voi tunnistaa alleviivauksesta.

Tehtäväluokittelua, prosessimalleja ja -kaavioita voi käyttää suuntaa antavina tietoina valmistellessanne kuntakohtaisia suunnitelmia omalle toimintaympäristölle.  Toistaiseksi osa luokittelusta on keskeneräistä ja sitä testataan ja kehitetään. 

4.3.2009: eAMS-projektin tehtäväluokitus-kansiot on nyt päivitetty.  Kuhunkin kansioon on lisätty uuden tehtäväluokituksen mukainen Word-dokumentti.

Tätä sivua kirjoitettaessa  ( 18.03.2009 )  ei sivuilla ollut käyttöohjetta tai soveltamisohjetta saatavilla. Voit seurata sivuja - aikanaan sellainen valmistunee.

Ohjearkiston  neuvot  ams-suunnitelmien  tekoon  :

Tehtäväluokittelun käyttöönotolle ja luokittelujen vaihdolle tulee valita hyvin sopiva ja hyvin saumattu ajankohta, joka ottaa huomioon organisaation muutokset. Huomioon on otettava tietojärjestelmien käyttöönotossa ja niiden aineistojen katkaisussa eteen tulevat ajankohdat ja asennukset. Lisäksi on huomioitava organisaatiossa tapahtuvat suuremmat muutokset vastuualueiden vastuissa ja toimintatavoissa. Joskus jopa tietoverkkojen rakentamisaikataulu ja tulevien ohjelmien käyttöönotto vaikuttaa siihen mikä on hyvä ajankohta - uuden toimintatavan ja uuden luokituksen käyttöönotolle.  Erityisesti tietojärjestelmien toiminnalliset ominaisuudet ja ohjelmien kehitys vaikuttaa siihen mikä ajankohta valitaan.  On suositeltavaa että luokitteluja muutetaan ja vaihdetaan harvoin ja harkitusti, jotta arkistoaineistojen hallinta on mahdollista ja tietopalvelu toimii kitkatta - jatkuvuus arkistoissa  ja tiedon löytyvyys voidaan aikaansaada.  Jatkuvan muutoksen hallinta voi tulla uhkaksi tietopalvelun toiminnalle.  Ehkä luokittelun käyttöaika voisi olla vähintään 10 vuotta, mikäli luokittelun muoto ei ole sellainen että sitä voitaisiin sisältä käsin riittävästi uudistaa ja pitää ajantasalla - ihanne on että arkistoja ja arkistoaineistoja ei tarvitsisi katkaista luokittelujen vaihdon takia omiksi kokonaisuuksikseen.

Mikäli  tehtäväluokittelu  on olennainen osa tietojärjestelmän kuvailutietoa tai aineistojen luokittelua järjestelmässä - erityisesti tulee kiinnittää huomiota eri tietojärjestelmien käyttämiin luokitteluihin, jotta jos tietojärjestelmät on rakennettu yhteen toimiviksi tai niistä keskenään on linkkejä tai vastaavan tiedon tiedonsiirtoa esim. kahden järjestelmän välillä  - tulisi pyrkiä samaan luokitteluun molempien tietojärjestelmien osalta (mutta samalla tulee punnita kaikkia tehtäväluokittelun tehtäviä ja tarpeita ko. tietojärjestelmässä - saavutetaanko ne uudella luokituksella).

Jos  tietojärjestelmien  tieto on lajiteltu toimivaksi eri luokittelulla tai erilaisella toimintaperiaatteella, niin ilman testausta ja asian laajempaa tutkimusta ei tule mennä nopeasti vaihtamaan luokittelua  (on vaara että tämä ei tule olemaan yhtensopiva sille tietojärjestelmälle ja sen periaatteille). Näin joskus voi olla tarpeen ohjelmiin jättää erilainen - vanhempi luokittelu - joka voi poiketa toisaalla toisissa tietojärjestelmissä olevasta luokittelusta. - Erityisesti jos tietojärjestelmien välillä ei ole yhteistä toimintatapaa tai tiedonsiirtoa - ei ole haittaa vaikka rinnan on erilaisia luokitteluja.  Tiedonohjausjärjestelmien kehittyessä vähitellen ja ohjelmien päivittyessä - luokittelun käyttöä voidaan laajentaa eri tietojärjestelmiin.

Eri  tietojärjestelmien  ohjelmantoimittajien kanssa voidaan neuvotella millä tavalla ja missä aikataulussa on hyvä katkaista tallennetut  tietoaineistot  eri aineistoiksi, eri kausien tietokannoiksi jne.  Samalla selvitetään millä tavalla vanhat aineistot on sähköisinä mahdollista edelleen hoitaa vai vaatiiko tämä muuntotyötä tai tulostamista ohjelmista ennenkuin ko. ohjelmaan tehtäväluokittelu laitetaan. Näkyvätkö vanhat luokittelutiedot ja uudet luokittelutiedot rinnan samaa ohjelmaa käyttäville eri kausien aineistoille ja viitetietoina kaikkialle muualle - paperiarkistoon - muihin tietojärjestelmiin.  

Uuteen tehtäväluokitteluun siirtymisen ajankohta voisi olla esim. se kun käyttämänne ohjelmat  (asiahallinnan ja arkistoinnin ohjelmat sekä muut tietojärjestelmät) siirtyvät käyttämään tiedonohjausjärjestelmää   (TOJ) ja siinä olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa eli  TOS / eAMS on ohjelmiin yhteensopivaksi suunniteltu. Ohjelmatalo yleensä toteuttaa tämän erillisenä ja täydentävänä ohjelmasovelluksena asiakkaan ohjelmaympäristöä täydentäväksi. Näiden kehittymisen myötä tiedon siirrot atk-järjestelmistä keskitettyihin sähköisiin arkistoihin tulee mahdollisiksi. Näissä asioissa kannattaa seurata oman ohjelmatalon aikatauluja sovellusten markkinoille tulosta ja ohjelmien päivityksistä - ja olla yhteyksissä tuotekehitykseen ko. taloissa.  Nyt  kun Arkistolaitos on antanut Sähke2 ja tiedonohjaussuunnitelman määritykset - ohjelmatalot lähtevät työstämään sovelluksia ja nämä tulevat ehkä mahdollisiksi käytännöiksi lähivuosina. 

Organisaation tehtävien tulisi kaikin osin löytyä valmiina luokittelusta, joten luokittelun sisältö on tarkastettava oman organisaation tarpeisiin ennen sen käyttöönottoa - muokkaus on helpompaa etukäteen kuin vasta matkan varrella.  Myös teidän kunnalle tyypilliset  (sellaiset tehtävät, joita ei ole muissa kunnissa) tehtäväalueet on löydyttävä tehtäväluokituksesta tai siinä on oltava oikeassa kohdin tilaa näille kuntakohtaisille täydennyksille.

Tehtäväkohtaisen suunnitelmalomakkeen voi tallentaa omalle koneelle ja työstää sitä eteenpäin muokaten  - kuntakohtaiseksi omaksi suunnitelmaksi - oman organisaation prosessin kulun mukaiseksi suunnitelmaksi.

Tehtäväkohtaista  suunnitelmalomaketta voi myös käyttää ams-suunnitelman valmistelulomakkeena, josta sitten tiedot syötetään arkistotietojärjestelmään. Sama lomake tyhjänä ja puhtaana löytyy tästä   

http://www.kunnallisarkistoyhdistys.fi/mp/db/file_library/x/IMG/32467/file/eAMS_blanco.xls     

Tehtäväluokittelussa olevat tehtävät ovat sellaisia, jotka voidaan valita mille tahansa arkistolle, mikäli sen arkistonmuodostajan toiminnassa on ko. tehtävän asiakirjatietoa - vaikka vain osana koko organisaation prosessia.  Mitkään tehtävät eivät ole tyypillisesti jonkun vastuualueen tehtäviä, vaan ne voivat esiintyä myös toisten toimielinten tehtävinä esim. silloin kun ko. vastuualue antaa lausuntoa jonkun toisen päävastuualueen tehtäviin kuuluvassa asiassa.  Kun luokittelusta poimitaan suunnitelmaan ne tehtävät jotka tarvitaan tunnuksineen, niin että numeroinnissa noudatetaan annettua numerointia - myöhemmin tarpeelliset lisäykset voidaan lisätä ottaen valtakunnallisesta luokituksesta tunnuksineen oikealle kohdalle suunnitelmaa täydennyksenä niin että koko luokittelurakenne ei mene uusiksi.

Arkistonmuodostajalle valitaan sen vastuualueelle kuuluvat tehtävä-otsikot ja niiden alatehtävät sekä ko. asiakirjalliset tiedot, tietoaineistot, tietojärjestelmät ja niiden tietotyypit jotka ko. vastuualueen työn piirissä muodostuvat   ( = suunnitelma ).

Kun eri arkistonmuodostajat käyttävät samaa otsikointitasoa - näistä valittuna vain heille tarpeelliset - niin arkistoihin saavutetaan yhtenäisyys ja ams-suunnittelu myös rinnan eri arkistonmuodostajille helpottuu.

Käsite  "arkistonmuodostaja"  on arkistolaissa määritelty.  Kunnissa ja kuntayhtymissä arkistonmuodostajia ovat perinteisesti olleet toimielimet (lautakunta), laitokset ja koulut. Käytössä on hieman erilaisia arkistojen muodostamisen periaatteita, josta sovitaan kun organisaatiolle päätetään arkistonhoidon toimintasääntö, joka sisältää määriteltynä vastuut ja vastuualueet sekä keskinäisen yhteistoiminnan tehtävät asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alueen osalta. Ratkaisevaa on kuitenkin se että vastuualueille nimetään arkistovastuuhenkilöt ja he kukin omalla vastuualueellaan johtavat ja ohjaavat oman toimipisteensä/ vastuualueensa osalta arkiston /jen hoitoa ja suunnitelman ajantasallapitoa.  - Tärkeintä on turvata että tiedot ja asiakirjat palvelevat lähellä ko. palvelua toimipisteissä sekä fyysisesti että tietoverkon kautta.

Yksityiskohtaiset  ams-suunnitelman teon ohjeet löydät ams-oppaasta, jossa on kerrottu kaksi tapaa tehdä ams-suunnitelmia.   http://www.ams-opas.fi/ 

Arkistonmuodostajalle laadittava ams-suunnitelma tehdään sellaisen prosessin mukaisesti kuin ko. organisaatiossa on toiminnassa.  Malleista ja kaavioista voi olla apua oman kehittyneemmän toimintatavan päättämiselle, muokkaamiselle ja sen omaksumiselle - omaksi, uudeksi ja tehokkaammaksi tiedonhallinnan toimintatavaksi oman organisaation tarpeisiin ja olosuhteisiin.  Suunnitelma on siis aina jotain muuta kuin nykyinen toimintatapa - se on yhteinen sopimus uudesta paremmasta ja tehokkaammasta ja sitä myötä taloudellisemmasta asiakirjatietojen käsittelykäytännöstä.  Ams-suunnitelmaan ei tulisi mennä kirjaamaan vanhoja käytäntöjä sellaisinaan, vaan tarkastella nykyiset käytännöt ja kirjata niistä tuleva työtapa yhteisenä sopimuksena paremmasta asiakirjakulttuurista tuleville päiville. Tätä suunnitelmaa tehdään tulevia aikoja varten ja se on toimintaohje henkilökunnalle ja sen tulee näin olla suunnitelma, joka on omalle organisaatiolle yhdessä kehitetty, yhdessä sovittu ja joka sitoo henkilökuntaa toimintatavoissa tulevina päivinä  ( = sen tulee soveltua siihen toimintakulttuuriin joka teidän organisaatiossa on käytössä).

Ams-suunnitelma on ennakoiva seulontasuunnitelma, joka arvottaa erilaisen asiakirjatiedon säilytysaikoineen ja tallennemuotoineen.

eAMS-suunnitelmissa, jotka ovat KuntaIT-portaalissa voi olla virhellisiä säilytysaikatietoja asiakirjojen säilytysajoille. Ainakin yksi havaittu.  Säilytysaika suositus ei voi olla säilytysaika teidän organisaatiolle - vaan kunkin organisaation on päätettävä itse mikä tuo määräaikainen säilytysaika on, koska se riippuu siitä missä muualla ja kuinka monessa asiakirjassa vastaava tieto on saatavilla ja säilytetään.

Tässä virheellisessä tapauksessa - siellä lukee henkilöstöasiakirjoissa - 10 vuotta - ja suositus vastaaville tiedoille on  "10 v / 50 v. tai/ja 75 v  syntymästä"  .  Meillä kuten monissa muissakin kunnissa ko. asiakirja, joka on tärkein palvelustiedon apuväline, tämä säilytetään 75 vuotta henkilön syntymästä.  Näin on mikäli joku uusi meille tuntematon säilytysaikapäätös ei ole tullut voimaan. Ohjearkisto ei ota kantaa siihen mikä tämä säilytysaika on valtion hallinnossa, yksityispuolella jne., mutta Kuntien eläkevakuutukselle annettaviin tietoihin ainakin käytäntö on tähän asti ollut tämä.

Aika tulee näyttämään - soveltuuko tällä tavalla laadittu tehtäväluokitus myös asiahallinnan kirjattavien asioiden rekisteröinnin tarpeisiin. Yksittäiset kokousasiat voivat olla lyhyitä erillisiä prosesseja, joille kaikille on vaikea ennakoida tehtävää tai ryhmää etukäteen.

Prosessit

Lisätietoa ja malleja prosesseista löydät myös KuntaIT:n sivuilta kohdalta 

 " KuntaIT Prosessipankki "