Nyt  olemme  suurelta osin siirtäneet  Eu-asiakirjoihin  liittyvät päätökset  tiedostoina, linkkeinä ja viitetietoina  ohjearkiston sivuilta käytettäväksi.

Extranet-palvelun  puolelle  säilytysajat - tiedostot - skannatut  viranomaisten  päätökset, jotka  koskevat  ohjelmakautta  1995-1999 ja siitä muodostuneista  asiakirjoja  ja  tietoaineistoja. Päätökset  siltä  osin  kuin  ne  on tiedossa -  siirretty.

Mikäli  sinulla  on  antaa  lisätietoa  yhteiseksi  hyödyksi  tähän  asiaan - mikäli  olet  saanut  omalle  organisaatiollesi  päätöksiä,  jotka  koskevat  viranomaisten  päätöksiä  sinun  organisaatiosi  alueviranomaisilta  -  eri  alueilta  Suomesta -  voisitko  toimittaa tämän  tiedon  meille  sähköpostilla  -  täydentäisimme   tällä  verkkoon  tulevia  päätöksiä  mahdollisimman   kattavaksi   " päätöskokoelmaksi "  - kaikkien  ohjearkistoa käyttävien asiakkaiden  hyödyksi - päätösten säilytyspaikaksi.  -- Valitettavasti  emme  voi  laittaa  päätöksiä  avoimen  verkon  puolelle, koska  tiedostojen tallentamisen  ominaisuutta  ei ole  avoimen  verkon  puolella.

Kysymyksemme kuuluvat :

Löydät nyt  EU-rahastojen rahoittamien hankkeiden asiakirjatietojen  erilliset säilytysaikapäätökset,  extranet-puolella - kohdasta  - tiedostot  - säilytysajat.  Jokainen päätös löytyy kirjeen muodossa omana nimettynä asiakirjana.

Lisäksi  säilytysaikapäätöksistä  kokonaisuutena  on  luettelo  kohdalla  - extranet -  säilytysajat -  " Eu-rahoitteiset hankkeet  ja  niiden  asiakirja-aineistot ".

Näissä päätöksissä ei ole skannattuna päätöksiä tai suosituksia, jotka on Kuntaliitto on antanut ja jotka on julkaistu ostettavina kirjasina. Näistä olemme kuitenkin merkinneet viitetiedot ko. julkaisuihin näkyville myös päätöksiä kokoavaan luetteloon . viitetiedot  kertovat  myös ko julkaisun sivut, joissa tähän asiaan on säiltyssuosituksia tai määräyksiä annettu ja näin asiakas tarvitessaan voi ne päätöksestä nopeammin tarkistaa. Nämä ohjeet on ostettavissa julkaisuina Kuntaliiton julkaisumyynnin kautta.  Noissa päätöksissä ei kuitenkaan ole merkittynä sitä, mitä ohjelmakautta  suositus  koskee, vaan  ne ovat yleisiä soveltamisohjeita.

Vain ao. rahoituksen myöntävä viranomainen voi päättää - milloin ko. aineistoon kohdistuva  ohjelmakautta  koskeva  tarkastustyö ko. rahoituskauden  hankkeiden  osalta  on  loppuun  suoritettu loppuun.

Ongelmallista  on  tietää,  ovatko nämä nyt esille laittamamme alueelliset päätökset voimassa myös muilla alueilla  vai  niille annettu tästä poikkeaviasäilytyspäätöksiä  ?  Mikäli  sinulla  omassa  organisaatiossasi  on  päätöksiä  tai  kirjeitä oman  alueesi  viranomaisten  lähettäminä - voisitko  lähettää  sellaisia  meille  tiedoksi  ja  järjestelmään  skannattavaksi.

Yritämme laittaa nämä päätökset saataville siten että ne olisi ymmärrettävissä ja sovellettavissa oikein ja täydennämme päätösten kokoelmaa, mikäli saamme teiltä tietoja tai täydentäviä päätöksiä tähän kokonaisuuteen  (?) . Kun ja jos eri alueiden viranomaiset ovat antaneet päätöksiä - nämä haluaisimme ohjearkiston sivuille säilytettäväksi ja näin nopeasti löydettäviksi. 

Kysymme  siis  maakuntaliittojen,  Te-keskusten  ja  lääninhallitusten  yms.  alueellisten viranomaisten  päätöksiä,  jotka  koskevat  vahvistettuja  säilytysaikoja  tietyille  ohjelmakausille.  Aluksi  tulee aina  ohjaava normi siitä mihin asti tulee säilyttää  tietyn ohjelmakauden  asiakirja-aineistot.  Sitten myöhemmin  tulee  toinen  ohje, jossa vahvistetaan, että tietyn päivän jälkeen saa jo hävittää - yleensä aika on lyhentynyt tuosta ennakkopäätöksestä - siis päätös ilmeisesti annetaan  sen  jälkeen  kun tarkastustyö  on  täydelleen  toteutunut.

Mitä  säilytetään ja minkä ajan säilytetään ?

EU-rahastojen  hankkeiden  asiakirja-aineistoa  ei  yleensä  pysty  säilytettävien  osalta  erilleen  ottamaan  varsinaisista  muista  tiliasiakirjoista  - koko kokonaisuudesta - koska ko. rahaa on voitu käyttää kaikkialla - palkkoihin, tarvikkeiden hankintaan, koulutuksen kustannuksiin yms. - siis raha on rahaa ja mikä osa siitä on Eu-rahaa, sitä on mahdoton tietää ja erilleen ottaa koko hankkeen käyttämästä rahamäärästä.  Siksi näistä syistä - yleensä on järkevintä - säilyttää koko kirjanpitoaineisto ja kaikki tiliasiakirjojen osa-alueet ja kaikki tositeaineistot - saman maksimaalisen säilytysajan, jolla varmistetaan että kaikki aineisto on käytettävissä kun ja jos mahdollinen Eu-hankkeen rahoittajan  taholta  tuleva  tarkastus  tulevina  vuosina  organisaatioonne tulisi.  - Mikäli  aineistoa  ei  voida  tarkistaa  täydelleen - on mahdollista että joudutaan takaisinmaksamaan saatu avustus  tai  rahoitus - osin  tai kokonaan ja nämä ovat  yleensä  suuria  rahamääriä.

Siis  jos  tositeaineistot  yms.  kirjanpito-, laskutus-  tai  tilitysaineisto on esim. säilytetty  sähköisessä  muodossa  esim.  word-levyillä  -  säilytetään maksimaalisen ajan - sen ajan minkä  pitin säilytysaika  on näistä viranomaisten päätöksistä löydettävissä -  niin  että  taataan  kaikkien  rahastojen  rahoittamien - kaikkien hankkeiden  kaikkien rahoittajien -  tarkastamisen tarpeen.  SIIS  KOKO  KIRJANPITOAINEISTO  JA  KAIKKI  TOSITESARJAT  ON  LÖYDETTÄVÄ, lisäksi palkka-asiakirjat,  mahdolliset tuntilaput yms. syöttötiedotkin ja muut yksityiskohdat.

Olipa  siis  aineistonne  paperimuodossa, sähköisessä muodossa tai muulla tallenteella, tuo kaikki  säilytetään  sille määritellyn ja päätetyn säilytysajan  tutkittavassa ja luettavassa muodossa - niillä välineillä käytettävissä, jotka mahd ko. tarkastusvuonna ovat käytössä ja saatavilla.

Rahoitus- ja maksatus- ja kirjanpitoasiakirjojen säilytysajoista noudatetaan seuraavia yleisperiaatteita  - säilytysaikojen  suhteen : 

                   tämän sivun  valmistelu  jatkuu.......