| Euroopan komission asiakirjahallintoa koskevat määräykset |
| 21.10.2010 | |
|
EUROOPAN KOMISSION ASIAKIRJAHALLINTOA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET (2010) Euroopan komissio on julkaissut asiakirjahallintoaan koskevat määräykset ja toimintaohjeet yhtenä julkaisuna: Document Management in the European Commission. Collected decisions and implementing rules (2010). Julkaisuun sisältyy Komission määräyksiä ja toimintaohjeita vuosilta 2002 ja 2004. Julkaisun avulla voi saada kokonaiskuvan siitä, miten Komissio käsittelee asiakirjojaan. Komission asiakirjojen seulonta Suomen arkistolaitoksen seulontatoiminnan kannalta on kiinnostavaa todeta, millaisia periaatteita ja menetelmiä Komissiolla on seuloessaan valtavaa asiakirjatuotantoaan. Näitä esitellään julkaisun sivuilla 65-70. Komission eri organisaatioiden asiakirjojen seulonta tapahtuu kahdessa vaiheessa: first review ja second review. Tämä menettely on suora kopio Englannissa harjoitetusta käytännöstä, jota myös Norjassa sovellettiin vuosikausia. First review: Asiakirjat muodostaneen organisaation tehtävänä on läpikäydä vähintään kerran vuodessa kaikki asiakirjansa soveltaen säilytysaikaluetteloa (retention list). Toimenpiteen seurauksena osa asiakirjoista tulee hävitetyksi, osa siirretyiksi Komission Historialliseen arkistoon, Firenzeen. Second review: Historiallisen arkiston tehtävänä on läpikäydä kaikki vastaanottamansa asiakirjat viimeistään 25 vuoden kuluttua asiakirjojen laatimisesta. Historiallinen arkisto ja asiakirjat lähettänyt organisaatio (tai sen tehtävät perinyt organisaatio) yhdessä arvioivat asiakirjojen historiallista arvoa. Tämän tuloksena osa asiakirjoista tulee hävitetyiksi, osa säilytetään pysyvästi. Komission asiakirjojen seulonnassa voidaan soveltaa otantamenetelmiä ja poimia asiakirjanäytteitä. Sovellettavina otantamenetelminä mainitaan vain "automaattinen" ja "satunnaisotantamenetelmä". Lukijalle ei kerrota, mihin periaatteisiin ja menetelmiin "automaattisessa otannassa" nojataan. Molempien otantamenetelmien tuloksena saadaan kuitenkin otos, joka edustaa kokonaisuutta. Asiakirjanäyte valitaan subjektiivisin kriteerein eikä asiakirjanäytteellä ole edustavuutta kokonaisuuden suhteen (perusjoukkoon). Komission seulontatoiminnan ohjeet eivät kerro mitään, millaisia näkökulmia ja seulontaperiaatteita ja kriteereitä asiakirjojen historiallisen arvon määrittelyssä käytetään. Ohjeet eivät kerro, millaisia ominaisuuksia asiakirjoilla ja asiakirjatiedoilla tulee olla, jotta ne katsotaan historiallisesti arvokkaiksi. Komission ohjeet jäävät niin yleiselle tasolle, että tarjoavat mahdollisuuden monenlaisiin valintoihin. Ohjeista ei käy ilmi myöskään se, kuinka pieni osa Komission koko asiakirjatuotannosta päätyy pysyvään säilytykseen. Em. tiedolla olisi merkitystä, kun Suomessa ja muissa jäsenmaissa määritellään EU-yhteistyöhön liittyvien asiakirjojen säilytysaikoja ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tietojen ja asiakirjojen päällekkäissäilytystä pyritään välttämään, mutta emme voi tietää, milloin tietojen ja asiakirjojen päällekkäissäilytystä Suomessa ja Firenzessä tapahtuu. Tästä epäkohdasta on keskusteltu muutamaan otteeseen Pohjoismaisten arkistonhoitajien tavatessa toisiaan. EU-yhteistyöhön liittyvien asiakirjojen pysyvän säilytyksen määrittely on yhtä vaikeaa Suomessa, Ruotsissa ja Tanskassa. Joka tapauksessa Komission pysyvästi säilytettävät asiakirjat on määrä säilyttää Historiallisessa arkistossa. Käytännössä melkoinen osa asiakirjoista on vastoin ohjeita vielä asiakirjat tuottaneissa organisaatioissa. Tämä kävi ilmi suomalaisten arkistonhoitajien Historiallisen arkiston vierailun yhtyedessä muutama vuosi sitten. Komission julkaisu löytyy ainakin seuraavasta osoitteesta: http://bit.ly/cyGrV9 Markku Leppänen Ylitarkastaja Seulontakoordinaattori Kansallisarkisto PL 258, 00171 HELSINKI Puh. (09) 2285 2233 Telefax (09) 176 302 Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen. <mailto: Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen. > |
|
| Viimeksi päivitetty ( 21.10.2010 ) |
| < Edellinen | Seuraava > |
|---|