AJANKOHTAISTA JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONNASTA


Arkistolaitos on syksyn 2010 aikana päivittänyt julkishallinnon asiakirjojen
seulontaa koskevia määräyksiään, ohjeitaan ja oppaitaan. Nämä ja yleiset
seulontapäätökset löytyvät arkistolaitoksen kotisivulta:

http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/tehtavat/seulonta/.


Määräys/ohje valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä

Arkistolaitos on antanut 3.8.2010 uuden määräyksen/ohjeen Valtionhallinnon
asiakirjojen seulonta ja hävittäminen (AL/19273/07.01.01.03.01/2008). Kysymys
on vanhan samannimisen määräyksen/ohjeen (2.6.2003, KA 216/40/03) päivityksestä.
Kysymys on määräyksestä arkistonmuodostajissa yleisesti esiintyvistä tuki- ja
ylläpitotehtävien sekä päämäärätehtävien hoidossa kertyvistä asiakirjoista ja
asiakirjatiedoista, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä, sekä määräys/ohje
asiakirjojen ja asiakirjatietojen seulonnasta ja hävittämisestä. Ks.

http://www.arkisto.fi/fi/valtionhallinnon-asiakirjojen-seulonta/.

Määräyksen/ohjeen kohderyhmänä ovat valtion virastot, laitokset, tuomioistuimet
ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtion viranomaiset, Suomen Pankki,
Helsingin yliopisto, Kansaneläkelaitos ja muut itsenäiset julkisoikeudelliset
laitokset, valtion liikelaitokset ja muut julkista tehtävää hoitavat yhteisöt,
toimielimet ja henkilöt (arkistolaki 831/1994 1 § 1 mom. 1, 3, 4 ja 6 kohta).
Määräys/ohje on voimassa 3.8.2010 alkaen toistaiseksi.

Uudella määräyksellä/ohjeella arkistolaitos kumosi kolme aiempaa yleistä
seulontapäätöstä, joiden tietosisältö siirrettiin uuteen määräykseen/ohjeeseen:

- arkistolaitoksen päätös valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston
pysyvästä säilytyksestä (10.5.2004, KA 66/43/04)

- arkistolaitoksen päätös valtion liikelaitosten tilinpäätös- ja
taloussuunnitteluaineiston pysyvästä säilytyksestä (23.6.2004, KA 227/43/04)

- Valtionarkiston yleiskirje julkista tehtävää hoitaville yhteisöille ja
säätiöille (27.6.1985, VA 100/33/85).

Määräyksen liitteenä on luettelo asiakirjoista ja asiakirjatiedoista, jotka
eivät ole pysyvästi säilytettäviä. Liiteluettelon rakennetta on pyritty
muokkaamaan julkishallinnon tehtäväryhmittelysuosituksen mukaiseksi.
Liiteluettelo on myös laajentunut sen seurauksena, että siihen on otettu mukaan
em. yleiset seulontapäätökset.

Yhtenä esimerkkinä liiteluetteloon tulleista pienistä muutoksista mainittakoon
mediaseurannan tuloksena kertyneet aineistot (ml. lehtileikkeet), jotka 31.12.
1999 jälkeiseltä ajalta eivät enää ole pysyvästi säilytettäviä. Sen sijaan
ennen 1.1.2000 systemaattisesti kootut viraston/laitoksen toimintaa ja
päämäärätehtävien hoitoa koskevat, paperimuodossa olevat lehtileikekokoelmat
säilytetään pysyvästi, ellei arkistolaitos viranomaiskohtaisesti toisin määrää.



Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi

Arkistolaitos on antanut 22.9.2010 uuden Oppaan säilytysaikojen määrittelyn
periaatteiksi. Kysymys on vanhan samannimisen oppaan päivityksestä. Uudessa
oppaassa on pyritty ottamaan huomioon lainsäädännön muutokset ja
arkistolaitoksen muun ohjeistuksen uudistuminen.

Oppaan tarkoituksena on ohjeistaa viranomaisten ja muiden organisaatioiden
toiminnassa kertyvien määräajan säilytettävien asiakirjatietojen
säilytysaikojen pituuksien määrittelyssä käytettäviä periaatteita.

Opas on tarkoitettu kaikille arkistolain piiriin kuuluville organisaatioille,
mutta myös yksityiset organisaatiot voivat käyttää ohjetta soveltuvin osin.
Oppaassa esitetyt periaatteet tulee osaltaan ottaa huomioon sähköisten
tietojärjestelmien suunnittelu- ja määrittelytyössä. Opas tukee
arkistonmuodostussuunnitelman laatimista tai päivittämistä. Ks.

http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/tehtavat/seulonta/ .



Seulontaohje

Kansallisarkistossa on viimeisteltävänä uusi ohje julkishallinnon
asiakirjatietojen seulonnasta (AL/13573/07.01.01.03.01/2010). Ohjeen
tarkoituksena on esitellä asiakirjatietojen seulontapoliittiset ja -strategiset
tavoitteet, seulontatoimintaan liittyvät toimivallat ja vastuut sekä ohjeet
arkistolaitokselle toimitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja
arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta.

Ohjeen kohderyhmänä ovat arkistolain (831/1994) 1 §:n 1-2 momentin tarkoittamat
arkistonmuodostajat.

Ohje allekirjoitettaneen lähipäivinä.



Seulontapäätöksiä

Arkistolaitos on kuluvan vuoden aikana antanut 34 seulontapäätöstä, joista 17
päätöstä perustui viranomaisen laatimaan arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Tällaisia ennakkoseulontapäätöksiä arkistolaitos on tänä vuonna antanut mm.
Finanssivalvonnan, Geologian tutkimuskeskuksen, Jyväskylän yliopiston,
Puolustusvoimien, Suomen Pankin, tullilaitoksen ja Turun kauppakorkeakoulun
asiakirjoista.

Osa arkistolaitoksen seulontapäätöksistä on kohdistunut viranomaisille jo
kertyneisiin tai arkistolaitokseen jo siirrettyihin asiakirjoihin, joista ei
ole aiemmin tehty seulontapäätöksiä tai joiden säilytysarvoa arkistolaitos on
uudelleen arvioinut. Tällaisia taannehtivia seulontapäätöksiä arkistolaitos on
tehnyt mm. kansanhuoltoministeriön, lakkautettujen kansakoulujen, sosiaali- ja
terveysministeriön hintaosaston, Tilastokeskuksen ja vakuutusoikeuden
asiakirjoista.

Arkistolaitoksen strategian 2015 (http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/strategia/)

mukaisesti arkistolaitoksen vanhoja seulontapäätöksiä joudutaan osittain

arvioimaan uudelleen, jotta arkistolaitokseen vastaanotettavan aineiston

määrällistä kasvua voidaan hillitä. Seulontapäätösten uudelleen arviointi

sisällytetään arkistosiirtojen vastaanottosuunnitelmaan.

Arkistolaitoksen kotisivulta (http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/)
löytyvät yleiset seulontapäätökset, jotka koskevat esim. koko valtionhallintoa
tai tiettyjä valtion aluehallinto-organisaatioita. Muita seulontapäätöksiä voi
tilata Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksiköstä.


Markku Leppänen
Ylitarkastaja
Kansallisarkisto
PL 258, 00171 HELSINKI
Puh. (09) 2285 2233
Telefax (09) 176 302
Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.