Jaoston työskentelystä on laadittu loppuraportti, jossa on määritelty tulevan keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun toimintamalli, tarjottavat palvelut, keskeiset toiminnot ja alustava hallinnointimalli.  Kansallisarkisto osallistui vahvasti työskentelyyn jaostossa, johon kuului edustajia useista kirjastoista, arkistoista ja museoista. Pitkäaikaissäilytysjaoston toimikausi päättyi 31.5.2010.

Digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytys

Digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan tiedon hallinnan prosessia, jonka avulla varmistetaan aineiston käyttökelpoisuus pitkälle tulevaisuuteen. Pitkän aikajänteen vuoksi pitkäaikaissäilytys ei ole yksinomaan tekninen haaste, vaan se edellyttää myös toiminnallisia, tiedollisia, poliittisia ja taloudellisia valmiuksia.

Toistaiseksi yksikään suomalainen arkisto, kirjasto tai museo ei ole ratkaissut digitaalisessa muodossa olevien aineistojensa pitkäaikaissäilytyksen järjestämistä. Siksi tehokkain ja taloudellisesti ainoa järkevä tapa toteuttaa aineistojen luotettava pitkäaikaissäilytys Suomessa on hoitaa se keskitetysti.

Loppuraportin linjaukset

Pitkäaikaissäilytysjaoston loppuraportti määrittelee päälinjat tulevan PAS-palvelun suunnittelulle. Keskeisellä sijalla on PAS-palvelun hyödyntäjäorganisaatioiden eli tulevien asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen. Loppuraportti linjaa organisaatioiden valmiuksien parantamiseksi useita kehittämisehdotuksia. Samoin raportissa on kuvattu alustavasti eri tahojen tehtävät ja vastuut, joita jatkossa täsmennetään jaoston linjausten pohjalta. Loppuraportissa on määritelty laajasti tulevan PAS-palvelun lähtökohdat, jotka ohjaavat tulevaa suunnittelutyötä.

Loppuraportissa on haluttu erityisesti painottaa arkistojen, kirjastojen ja museoiden PAS-valmiuksien suunnitelmallista kehittämistä, tulevan PAS-palvelun monipuolista hyödynnettävyyttä, määrittelyiden ulkopuolista arviointia sekä jatkuvaa riskien- ja kustannustenhallintaa.

PAS ja arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä

Arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPAan tallennetut asiakirjat siirtyvät aikanaan keskitettyyn pitkäaikaissäilytysjärjestelmään. VAPA-järjestelmä on valtionhallinnon viranomaisten alkujaan digitaalisille asiakirjoille suunnattu vastaanotto- ja säilyttämispalvelu. Valtion viranomaisten digitaaliset asiakirja-aineistot siirtyvät siis PAS-järjestelmään arkistolaitoksen VAPA-järjestelmän kautta, eivätkä valtion viranomaiset suoraan hyödynnä PAS-palvelua.

PAS-jaoston loppuraportti on saatavilla KDK:n verkkosivuilta osoitteesta:

http://www.kdk2011.fi/fi/pitkaaikaissailytys/loppuraportti

Lisätietoja:
Pitkäaikaissäilytysjaoston puheenjohtaja, kehittämisjohtaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto, puh. 050 468 8762, Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.
Pitkäaikaissäilytysjaoston sihteeri, kehittämispäällikkö Markus Merenmies, Kansallisarkisto, puh. 050 409 4011, Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.