Tiedostot osio on rakenteilla järjestelmään - sen valmistuttua tämä ohje on liittyneiden käyttäjien käytettävissä extranet-palvelun sivuilla... ilmaisena.

KOTISEUTUARKISTOILLE

Tämä ohje on laadittu kotiseutuarkistoille työvälineeksi, jonka avulla ne voivat antaa lyhyen ohjeen yksityisarkistojen luovuttajille. Ohje on suppea ja selkeä esitys periaatteista, joita odotetaan nouda-tettavan kun yhdistyksen tai muun yksityisen arkiston asiakirjakokoelmaa kootaan ja seulotaan luovutettavaksi yleiseen arkistoon.

Tämä tiedosto esittää lyhyesti ne periaatteet jotka kotiseutuarkisto asettaa vastaanottamalleen arkistolle. Tiedosto on suunniteltu yhden kunnan tarpeisiin ja teksti on siitä pikaisella työllä muokattavissa eri kotiseutuarkistoille. Jokainen muokkaa tekstistään oman tarpeensa mukaisen talokohtaisen ohjeen, jota sen omassa organisaatiossa noudatetaan “ lyhyemmän tai pitemmän sen mukaan kuin tarve ja olosuhteet vaativat.

Tämä teksti muunnettuna word-tiedostona teidän kunnan kotiseutuarkiston tarpeisiin ja edelleen monistuskappaleeksi, vaatii teiltä ehkä yhden päivän työpanoksen. Teksti sinänsä on jo valmis selkeä ja suppea kokonaisesitys asiasta “ se vaatii vain ko. henkilöiden yhteystietojen yms. yksityis-kohtien lisäämisen tekstiin, joka tapahtuu lukemalla muokaten teksti läpi. Sen jälkeen voit monistaa näitä tarpeellisen määrän jaettavaksi asiakkaille.

Sisällysluettelo julkaisusta, jonka voit tilata tiedostona tai tulosteena hintaan 20 euroa / kappaleja rekisteröityneille käyttäjille (vuosimaksu maksettu) extranet-palvelun puolella ilmainen.

Julkaisun sisällysluettelo

KUNNAN / KAUPUNGIN YKSITYISARKISTOJEN OHJE

Ohjeen tarkoitus

• Arkistointi
• Yksityisarkistojen vastaanottoon liittyvät periaatteet, toiveet ja vaatimukset
• Toimintaohje arkistojen järjestäjille, hoitajille ja niiden luovuttajille

Arkistot

• Kunnan / kaupungin keskusarkisto
• Kotiseutuarkisto
• Yksityisarkistot

Yksityisarkistojen vastaanotto kunnan/kaupungin kotiseutuarkistoon

• Luovutettavan arkiston vaatimukset
• Luovutuksen vaatima yhteydenotto, sopiminen
• Kuntoonpanotyölle voidaan hakea avustusta
• Lovutustodistus / luovutussopimus
• Luovutus tai talletus

Arkistointiin liittyvät käsitteet ja periaatteet

• Arkisto, arkistonmuodostaja
• Arkistokaava
• Arkistoluettelo
• Hävitysluettelo

Yksityisarkistojen järjestäminen ja luettelointi

• Järjestettävä arkistokokonaisuus
• Arkistoitavat asiakirjat
• Säilytysajat
• Arkistoaineiston järjestämiseen vaihtoehtoisia työtapoja ja huomioitavia seikkoja
• Yksityisarkiston luettelointi

Yksityisarkiston säilytyspaikka ja säilytystila

• Yhdistyksen arkiston säilytyspaikka
• Yksityisarkistojen sijoitus keskusarkistoihin
• Kunnan/kaupungin kotiseutuarkisto säilytyspaikkana

Yksityisarkiston käyttö, säilytys ja valvonta

• Kotiseutuarkistossa tutkijoiden saatavilla
• Käyttörajoitukset
• Julkisuuslaki, henkilötietolaki
• Tekijänoikeusasiat
• Kirjanpitolaki

Asiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen

Asiakirjojen seulominen ja hävittäminen

LIITTEET Lomakemalleja, asiakirjamalleja, arkistokaavoja:

Arkistoluettelo, excel-lomake

Hävitysluettelo, excel-lomake

Arkiston luovutusasiakirjan mallit

Suostumus arkistotietojen julkaisemiseen internetissä

Arkistokaava yksityisarkiston (yhdistyksen arkiston) järjestämiseen, ABC-kaava

Kotiseutukokoelman järjestelyluokittelu, tehtävien mukaisesta ryhmittelystä johdettuna, laadittu aineistojen mukaisiin ryhmiin, koko kokonaisuus luovutetuista yksittäisistä lahjoituksista luotuna (karttuu jatkuvasti lisää), museoaineiston luonne

Ohje henkilöarkiston järjestämiseen ja arkistokaava, arkistolaitos

Opetusministeriön avustus yhdistysten arkistoille

© Asiakirjahallinnon ohjearkisto / Tuovila