Kansallisarkisto ja Maanmittauslaitos tiedottavat:

Arkistolaitos on myöntänyt Maanmittauslaitokselle luvan arkistoida
maanmittaustoimituksissa ja kiinteistörekisterin ylläpidossa syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja kartat yksinomaan sähköisessä muodossa 1.1.2009 alkaen.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen sähköinen säilyttäminen
edellyttää julkishallinnon organisaatioilta arkistolaitoksen myöntämää lupaa.
Tärkeimmät vaatimukset luvan saamiseksi ovat standardoidut metatiedot
SÄHKE-mallin mukaan, hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen.

Vuoden 2009 alusta Maanmittauslaitos arkistoi kaikki uudet toimitusasiakirjat
ja kartat sekä kiinteistörekisteriä koskevat hallinnolliset päätökset
ainoastaan sähköisenä ARKKI-järjestelmään. Maanmittauslaitos on ottanut
käyttöön myös vahvaan tunnistamiseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen,
joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin. Sähköinen arkistointi lisää aineiston
käytettävyyttä, nopeuttaa arkistointityötä ja säästää merkittävästi
arkistotilaa. Tällä hetkellä toimitusasiakirjojen varsinainen arkistokappale on
paperimuodossa ja ARKKI toimii käyttöarkistona.

"Seuraavaksi Maanmittauslaitos hakee lupaa digitaalisten ilmakuvien
säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa", kertoo Maanmittauslaitoksen
Arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala.

Maanmittauslaitoksen arkistointijärjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa on
huomioitu arkistolaitoksen pysyvälle sähköiselle säilyttämiselle asettamat
vaatimukset. Sähköisen arkiston on toteuttanut suomalainen it-palveluyhtiö
Affecto Finland Oy, jonka kanssa Maanmittauslaitos on tehnyt pitkään
järjestelmien kehitystyötä.

Arkistolaitos kehittää sähköistä arkistointia

Arkistolaitoksen tavoitteena on mahdollistaa sähköisesti syntyvän tiedon
käsittely ja säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Siirtyminen
sähköiseen arkistointiin edellyttää standardien mukaisten toiminnallisten ja
teknisten vaatimusten toteuttamista.

Vastaavan luvan on saanut aiemmin ainoastaan Rautatievirasto, joka siirtyi
sähköiseen arkistointiin tämän vuoden alussa. Moniin julkishallinnon
organisaatioiden käyttämiin tietojärjestelmiin on toteutettu tiedon elinkaaren
hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät vaatimukset. Sähköistä arkistointia
koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa julkishallinnon
organisaatiossa.

Lisätietoja:

Maanmittauslaitoksen Arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala
 020 541 6920, 0400 879 950,
Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.

Kansallisarkiston kehittämisjohtaja Päivi Happonen
 (09) 228 52 254, s-posti Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.