Arkistolaitoksen määräys pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sekä sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä on tullut voimaan vuoden alusta. Määräys koskee valtion ja kuntien viranomaisia ja liikelaitoksia, valtionapua saavia yksityisluontoisia arkistoja sekä julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä.

Määräys kohdistuu sellaisiin asiakirjoihin, jotka on tarkoitus hävittää mikrokuvauksen jälkeen ja joita ei voida säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa. Mikrokuvauksessa tulee noudattaa arkistolaitoksen 1.1.2011 antamaa suositusta mikrokuvauksen ja mikrofilmille tulostamisen laatukriteereistä.

Erillistä lupaa mikrokuvaukseen ja alkuperäisten asiakirjojen hävittämiseen ei tarvita silloin, kun arkistolaitos on antanut niiden tuhoamisesta yleisen seulonta- tai säilytysaikapäätöksen tai viranomaiskohtaisen määräyksen. Mikrokuvauksessa on kuitenkin noudatettava arkistolaitoksen suosittamia laatukriteerejä.

Asiakirjat voidaan hävittää sen jälkeen, kun arkistolaitos on myöntänyt mikrokuvausluvan, mikrokuvauksen on todettu vastaavan arkistolaitoksen laatukriteereitä ja kun laadunvarmistus on todennettu ja dokumentoitu. Myös mikrokuvatun aineiston sisältö tulee tarkastaa ja dokumentoida ennen alkuperäisten asiakirjojen hävittämistä.

Uusi normi kumoaa vuonna 2005 annetun määräyksen pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä.

Tutustu määräykseen ja suositukseen:

• Asiakirjallisen kulttuuriperinnön mikrokuvaamisen ja mikrofilmille tulostamisen laatukriteerit

        http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/208751Asiakirjallisen%20kulttuuriperin730583605.pdf 

Lisätietoja määräyksestä:
yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 241
Lisätietoja laatukriteereistä:
yksikön johtaja Istvan Kecskeméti, Kansallisarkisto, puh. (09) 228 52 337
Sähköpostit muotoa Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostia vastaan, aseta javascripttuki päälle nähdäksesi osoitteen.