Käyttäjän saama hyöty on tärkein

Nyt on aika kiinnittää huomiota käyttäjien saamaan hyötyyn tekniikan, tuotteiden ja ominaisuuksien sijaan.

Vain oppimisen kautta ICT-investoinneista on saatavissa niistä toivotut hyödyt. Koulutuksen kustannukset ovat minimaalisia ja säästävät heti henkilöstön arvokasta aikaa, kirjoittaa Sovelton toimitusjohtaja Sanna Varpukari-Anttila.

 

Aalto-yliopiston tuoreen tutkimuksen mukaan suomalaisten organisaatioiden massiiviset ICT-investoinnit ovat usein jopa turhia. Henkilöstön koulutuksella, yhteisillä pelisäännöillä ja toimintatapojen uudistamisella saataisiin tehot irti jo olemassa olevistakin välineistä.

Kansallisella tasolla ongelma on merkittävä. Suomalaisten yritysten kilpailukyky ja julkisen sektorin tehokkuus ratkaisevat hyvinvointimme tulevaisuuden. Nyt poltamme rahaa satoja miljoonia siksi, ettei meillä ole aikaa opetella käyttämään käytössämme jo olevia välineitä kunnolla.

On niin kiire sahata, ettei sahaa ehdi teroittamaan välillä. Vähän kuin kantaisi säkillä valoa tupaan…

 

Osaamisen laiminlyönti romahduttaa työtehon

ICT-investointeja perustellaan tuottavuuden kasvulla ja kustannussäästöillä. Arjen todellisuus on toinen: vain muutama prosentti tutkimukseen vastanneista oli sitä mieltä, että ohjeistus käyttöönottotilanteessa on ollut riittävää.

 

Työteho romahtaa käyttöönottovaiheessa, työn ohessa tapahtuvan pakollisen ad-hoc itseopiskelun myötä jokainen käyttää uusia välineitä omalla tavallaan ja pitkälle kuten entisiäkin  – tai uusia ominaisuuksia ei oteta lainkaan käyttöön. Pahimmassa tapauksessa uusi väline vanhaan tapaan käytettynä on aikaisempaa tehottomampi. Työn tekemisen ja ihmisten motivaation kannalta osaamisen laiminlyönti on tuhoisaa.

 

Työelämä on entistä vaativampaa, ja tietotyö asettaa työntekijöille aivan uudenlaisia haasteita. Tiedon tulva, työtehtävien monimutkaistuminen ja keskittymistä haittaavien keskeytysten määrä vaikuttavat meidän kaikkien työhön ja sen tuloksiin negatiivisesti joka päivä.

 

Monen työntekijän tunnista palaa vartti hukkaan jo pelkästään siksi, että sähköpostiviestinnästä puuttuvat yhteiset pelisäännöt. Kuten hyvin tiedetään, sähköposti ei sinällään edistä toimintatapojen muutosta; se  ei ole ryhmätyöväline, ei pikaviestintäkanava eikä se  tehosta delegointia. Yleisesti ottaen ja varsinkin viestien vastaanottajan kannalta se on melkoinen riesa.

 

Koulutus tuo hyödyt käyttäjän arkeen

Pahimmillaan työvälineemme tuottavat turhaa tuskaa työelämään. Parhaimmillaan eli osaavissa käsissä työvälineet voivat kuitenkin helpottaa merkittävästi työn tekemistä ja mahdollistaa ajan käyttämisen niihin asioihin, jotka ovat tärkeitä ja joihin ihmisiä töissä oikeasti tarvitaan.

 

Työtyytyväisyyden ja  -kyvyn kanssa ei pitäisi ottaa turhia riskejä näinkin helposti ratkaistavan asian takia. Ihmisten jaksamisesta ja työn tekemisen motivaatiosta on syytä pitää hyvää huolta. Vain näin toimintaedellytykset voidaan säilyttää kaikissa organisaatioissa.

 

Nyt on aika kiinnittää huomiota tekniikan, tuotteiden ja ominaisuuksien sijaan käyttäjien hyötyyn. Halutut toimintatapojen muutokset ja työn tehostamisen toimenpiteet on vietävä työntekijöiden arkeen kouluttamalla.

 

Koulutuskustannukset ovat minimaalisia ja säästävät heti henkilöstön arvokasta aikaa. Vain oppimisen kautta investoinneista on saatavissa niistä toivotut hyödyt.

 

Teksti: Sanna Varpukari-Anttila

Lähde: Aalto-yliopiston tutkimus ICT-järjestelmähankkeista toimintatapojen muutoksen johtamiseen: Uuskasvua ymmärtämässä. Julkaisija TeliaSonera Finland Oyj. Tutkimus toteutettiin Aalto-yliopistossa ja se tehtiin TeliaSoneran aloitteesta.