MUISTA  EETTISET  NORMIT  JA  PERIAATTEET  SÄHKÖISESSÄ  ASIOINNISSA

Kun me saamme sähköpostina viestejä yksityisesti tai työasioissa, niin meidän on hyvä muistaa että....

Sähköposti kuuluu kirjesalaisuuden piiriin kuten normaali kirjekuoressa tuleva posti. Tämä merkitsee että me emme voi edelleen lähettää muille sähköpostina meille tullutta kirjettä tai viestiä  - ennenkuin lähettäjä on tähän suostunut.

Tämä merkitsee että me emme saa lähettää suoraan meille saapunutta kirjettä jollekin toiselle henkilölle tai laitokselle tai me emme voi muokata meille saapunutta kirjettä ja sitten edelleen lähettää sen jopa lähettäjälle vieraille vastaanottajille.

Kirjeen lähettäjä, jopa sähköpostin lähettäjä,  on tarkoittanut  kirjeen  vain meille luettavaksi. Tämä saattaa koskea myös tekstiviestejä, jonka voit tarkistaa ko. laista, jotka on laadittu meidän yksityisyyden suojaksi ja turvaksi.

Meidän on hyvä käyttää sähköpostia lähettäessämme sellaista menettelyä, että pyydämme vastaanottajaa vahvistamaan että ko. viesti on tullut perille.  Monissa sähköposteissa on tämä automaattinen kuittausmenetelmä mahdollinen ja sitä on suositeltavaa käyttää  (mikäli ei aiheudu roskapostitulvaa), sillä usein kiireessä tapahtuu että vastaanottajan nimeen voi tulla kirjoitusvirhe ja koko aloitteemme meni harakoille tai täysin väärälle henkilölle.

Kirjesalaisuus

Me emme voi avata ja lukea kirjepostia joka on osoitettu nimetylle henkilölle ja tämä nimi on muu kuin meidän nimi.  Me voimme avata organisaatiolle ja toimistolle osoitetun postin mikäli me olemme ko. työtehtävässä.

Me emme voi lukea henkilökohtaiseen sähköpostilokeroon toiselle henkilölle osoitettua sähköpostia.

Jokaisella yrityksellä, toimielimellä, virastolla ja laitoksella tulee olla ko. virkapostille organisaation sähköpostilokero, johon virka- ja työposti osoitetaan, lähetetään ja sinne vastaanotetaan.  Tähän työpaikan sähköpostilokeroon on hyvä olla lukuoikeus esim. kolmella henkilöllä, niin että posti tulee avattua ja käsiteltyä jokaisena työpäivänä tuoreeltaan - lomista ja muista poissaoloista huolimatta. Näin asiakkaan kiireisetkin asiat tulee huomioiduksi ja käsittelyyn mahdollisimman pian. Yleensä virastoissa ja toimistoissa organisaation postin avaa ja lähettää vuorossa oleva kirjaamon henkilökunnasta.  Viraston sähköpostilokeron  osoitteesta  on juuri annettu tuore suositus tai standardi, jonka löydät näiltäkin sivuilta ainakin linkkinä ko. ohjeeseen.

Samat periaatteet pätevät fax:lla vastaanotettuun ja lähetettyyn postiin. Tähän virastolla laaditaan menettelytavat jolla kirjesalaisuus voidaan mahd. hyvin toteuttaa.

Tässä joitakin asioita, jotka on syytä sisällyttää ohjeina viraston sähköpostin ja sähköisen asioinnin ohjeistoon.