Kunnallishallinnon  asiakirjojen  säilytysaikamääräyksiä  ja  suosituksia  on  tällä  hetkellä  muodostuville  asiakirja-aineistoille  ja  tiedoille,  jo  laissa,  viranomaisten  päätöksinä  tai  Kuntaliiton  julkaisemina   kirjasina   -  yhteensä  ehkä  20  eri   asiakirjaa,  joissa  useimmissa  monia  satoja  sivuja.  Näitä  päätöksiä on siksi runsaasti että niistä muodostuu kokonaista 2 x  8 cm:n leveää kansiota luettavaa - luettavaa paperimuotoista ohjeistoa, johon ei ole käytettävissä  hakukonetta  tai  muuta  teknistä apuvälinettä.

Lisäksi  tässä  rinnan  tulisi  aina  hallita  esim.  hallinnon  kulttuurin  muutokset -  asiakirjallisen kulttuurin tallentuminen muiden viranomaisten  toimesta  (jotka kosk myös omaa hall tietoa) ja arkistolaitoksen  antamat  suositukselliset  linjaukset  tietojen  ja  aineistojen  arvonmäärittelyssä  eri  aikakausina  seulonnassa  ja  säilyttämisessä.

Lisäksi  valtakunnallinen  sähköisen  arkistoinnin  kehitys  kulkee  suuntaan,  jossa  tulevaisuuden  arkistojen  käyttäjien  hartijoille  sälytetään  vastuu  hallita  eri  vuosikymmenien  prosessien  muutokset  - voidakseen  löytää  tietoaineistoa  tai  yksittäistä  tietoa  prosessin  sisältä.  Pysyvää  prosessia  ei  liene  keksitty  tai  edes teoriassa  luotavissa. 

Löytyvyys on  vaikeaa  ja  hankalaa näistä nykyisistä paperimuotoisista päätöksistä, joita  pyrimme  lisäämään  sähköiseen  muotoon  saataville.

Tulee muistaa että kaikille  asiakirja-aineistoille  ei ole  olemassa  edes  suositeltua  säilytysaikanormia.  Sosiaalitoimen ja terveyshuollon asiakirja-aineistot  ovat muutoksen alla  valmistelussa  ja  osa  teknisen hallinnon säilytysaikaohjeistuksesta  on  vielä  valmistelussa.

Lisäksi  säilytysaikanormeja  antavat  alueelliset  viranomaiset  päätöksinä, kirjeinä, jotka  eivät  löydy  internet-verkon  kautta.  - Ovatko  viranomaisten  päätökset  yhtenevinä  tai  samanaikaisia - saman  ajan  aineistoon  kohdistuvia  ?

On valitettava valtakunnallinen puute, että viranomaisten säilytysaikasuositukset, säilytysaikamääräykset ja laissa säädetyt säilytysajat - eivät löydy keskitetystä sähköisestä rekisteristä, jossa voitaisiin käyttää hakukoneen apua.

Ohjearkiston  tehtävänä  on  korvata tätä puutetta kartuttamalla keskitettyyn säilytyspaikkaan saataville  kaikki  tiedossa  olevat  säilytysaikanormit.  Toistaiseksi  kuitenkin  ohjearkiston  tekijänoikeudet  eivät  yllä  kaikkien  normien  sisältöjen  teksteihin. Mutta  tästä huolimatta  aika kattavasti  viitetietojen  hallinta jo  antaa  suuren hyödyn ohjearkiston käyttäjille  - löytää  vastaukset  pulmiinsa - säilytysajan löytämiseksi.

Eräs  esim.  tähän  asiaan  on kerrottu  seuraavassa uutisessa - " Eu-rahastojen rahoittamien  hankkeiden  säilytysaikapäätösten "  saaminen  verkkoon saataville ja löydettäviksi  - skannattuina  konekielisinä  tiedostoina.

Eri  arkistoissa tapahtuu varmaan epäyhtenäistä soveltamista ja virheitä - säilytysaikojen noudattamisessa - koska näiden normien löytyvyys on niin työlästä ja joskus  niiden soveltaminen  - tulkinnanvaraista.  Mitä enempi jaksat asiaa tutkia, sitä enempi tiedät ja sitä varmempi olet talosi säilytysratkaisua päättäessäsi.  - Tulee usein mietittyä - toteutuuko tässä oikeusturva asiakkaan kannalta - satunnaisesti - on tallessa tai ei ole tallessa - kun naapurikunta  on  voinut  säilyttää  ko. aineistoa  eri  ajan  kuin  omassa  talossa.  - Onneksi  valtaosin  kuitenkin  ihmiset  ovat  hyvin  vastuullisia ratkaisuissaan.

Mietimme - kuinka voisimme kehittää helppokäyttöisen hakukoneella toimivan säilytysaikarekisterin.  Toistaiseksi  kuitenkin  ohjearkiston  resurssit  eivät riitä tämän rakentamiseen, mutta tutkimme tätäkin  asiaa.  Esitin  tätä  ratkaisua  arkisto-ohjelmaan  joskus 1990-luvulla  kun rakensimme  arkisto-ohjelmaa  ohjelmatalon kanssa työryhmässä, jossa oli 10 kuntaorganisaatiota edustettuna - valitettavasti sitä  ei  silloin  upotettu  ohjelmaan - ei saanut riittävää kannatusta ja jätettiin  toteuttamatta. - Onneksi  kuitenkin  monet  hakuominaisuudet  ams-suunnitelmiin ja luetteloihin  toteutuivat ja se että  kaikki  tallennettu  tieto  on haettavissa atk-järjestelmän hakuominaisuuksilla esille. 

Kunnallisten  uudistuneiden  säilytysaikanormien  ongelma  on  myös  se  että  eri  hallinnonalan  määräykset  ja  suositukset  tulevat  voimaan  eri  aikaisesti  ja sovelletaan  eri  ajan  aineistoon.  Siis  sitä  mukaa  kuin  ne  ovat  valmistuneet.  Tämä johtaa siihen vaatimukseen, että  arkistonmuodostussuunnitelman muutos - siis se säilytysajan soveltaminen - tulee saumata samaan saumaan kuin säilytysaikanormi on annettu - mihin aineistoon sovelletaan ja mistä alkaen.  -  Kunnan  toimielinten  arkistovastuuhenkilöiden  tulee  siis  hallita  ja  soveltaa  arkistoja  hoitaessaan,  seuloessaan ja  aineistoja  hävittäessään  eri  vuosikymmenten säilytysaikanormit.

Tuosta  säil  normien  voimaantulopäivien  kirjavuudesta  seuraa  se kunnallisten  ams-suunnitelmien  teon  ja  muutosten  ongelma,  että  saman  suunnitelman  sisällä  on  rinnan  asiakirjoille - eri  aikoina  voimaan tulevia  päätöksiä normipäätöksiä -  kun  taas  ams-suunnitelma  on  yksi  kokonaisuus. -  Olisi  helppo  ajatella  että  voimassaoleva  suunnitelma  toteutuu ko. ajalta muodostuvana arkistona ja uusi  suunnitelma taas uutena arkistona ko. ajalta.  Ainakin näin jos organisaation muoto vaihtuu, organisaatio lakkaa tai tehtävät ratkaisevasti  siirtyvät  toisaalle.  - Mutta esim. suunnitelmassa - yleishallinnon asiakirjojen säilytysaikaohjeet  tuli  voimaan  eri  ajasta alkaen  kuin  esim. teknisen hallinnon  asiakirjamääräykset  ja  molemmissa voi  olla määritelty  esim. "sopimusten säilytysaikoja".  Pulmia  meillä  riittää, mutta joustavia ratkaisuja kyllä löytyy.  Olemme varmaan  kirjoittaneet  tästä asiasta  enempi  kohdalla  "ams-suunnittelu"  tai "arkistonmuodostus"  jne.

Toistaiseksi  olemme ohjearkiston sivuilla päätyneet  ratkaisuun, jossa  helpottaaksemme asiakkaidemme ongelmaa -  keräisimme  taulukon muotoon saataville  säilytysaikapäätökset niin että  taulukossa olisi rinnan merkittynä - aineiston ajankohta johon sovelletaan ko. ohjetta - ja samalla tasolla merkintä siitä säilytysaikapäätöksestä mistä säilytysajat ko. aineistolle löytyvät. 

Lisäksi taulukko - kautta aikain voimassa olevat tai olleet ohjeet - siis arkistojahan järjestetään myös jälkikäteen ja vanhat ohjeetkin pitäisi olla saatavilla uusille arkistonhoitajille - taulukko pitäisi laatia muotoon - jonkinlainen lajittelu hallinnonaloittain, jonka alta eriintyneempi lajittelu pieniin  osa-alueisiin, joita ohjeet usein aikaisemmin koskivat. 

Nyt kun ohjearkiston sivujen aineistot ovat karttuneet niin suuresti määrällisesti - tulee mietittäväksi  uudelleenjärjestely  ja  lajittelu  ja  hakujen nopeuttaminen - jossa selainkäyttöisyys on aina hyvä apuväline asiaa toteutettaessa. Näin myös säilytysaikaohjeiston  esille  saamisessa. - Valitettava  tosiasia  on  että  toistaiseksi  emme  ole ehtineet toteuttaa  tätä  tarpeellista  ja  hyvää  apuvälinettä.

Mikäli  sinulle  heräsi  tätä  lukiessa  - ideoita  tai  toteutustapoja - kirjoita niistä meille niin voimme panna ne harkintaan.  

Kaikki  säilytysaikanormit - ainakin pysyvät säilytysajat  - samaan rekisteriin  saataville  ? - Valtion hallinnon, kunnallishallinnon, yksityispuolen - kaikki löytyisi verkon kautta nopeasti katsottavaksi ja työ olis nopeaa.  TASAPUOLISUUS,  YHTENÄISYYS, SAMA OIKEUSTURVA  - TOTEUTUISI  JA  OLISI  MAHDOLLISTA  NOUDATTAA  JA  ARKISTOILTA  VAATIA.  Arkistolaitoksen työ myös ylläpidossa helpottuisi.

Valtakunnallinen sähköisen arkistoinnin kehittämistyö ja siihen liittyvät projektit - työstävät kaikenlaisia ratkaisuja tulevaisuutta varten.

Mikäli  tässä  yhteydessä  olisi  haluttu  toteuttaa  yhtenäinen  arkistojen  rakenne  yhteisen  tehtäväluokittelun  kautta  kaikkien  arkistojen  hyödyksi  - toteuttamalla  yhteiset  tehtäväluokat  ja  niiden  alle  pysyvästi  säilytettävien  tietojen  määritelmät - siinä olisi  mahdollistettu  tehtäväluokittelusta  arkiston  rakenne  - ams-suunnitelman rakenne -  säilytysaikanormiston rakenne - tietojärjestelmissä  käytettävien tietojen hakemistorakenne  ja muihin käyttötarpeisiin - yksi ja sama ja käyttökelpoinen rakenne ja ohjaava normi. -Tavoite voi näyttää tältä mutta ei tulos, sillä jatko, muutosten ylläpito ja niissä eläminen lienee unohtunut.

Paljon  rahaa,  ruutia  ja  tuskaa olisi säästetty, mutta näinhän ei haluta tehdä. Siispä jatkossakin tuhlataan valtava määrä työaikaa paikalliseen suunnitteluun, joka johtaa siihen että arkistot ovat sitä tasoa kuin ovat resurssit ja tieto- ja osaamistaso - todella vaihtelevia ja monen tasoisia. Tästä seuraa että myös arkistojen ja asiakirja-aineistojen käyttö - ei jatkossakaan ole sen helpompaa kuin nykyisten arkistojen - koska niitä on niin monenlaisia systeemejä - ei käyttäjäystävällisiä tutkijoille ja virkamiehille.

Ajatellapa  että  meillä olisi  Arkistolaitoksen sivulla valmis konekielinen ohjelma ja aineisto - ams-suunnitelman runko ja suunnitelma siltä osin valmiina jo saatavissa. Pienellä keräilytyöllä ja muokkaamisella se olisi saatu työstettyä.  Kysymys on arvonmäärittelystä, joka laitettaisiin - tehtäväryhmittelyn  alle - tehtävät - asiakirjat / asiakirjatiedon määritelmät - siinä rinnalla säilytysaikanormi pysyvästi säilytettävien osalta ja väljyyttä määräaikaisille asiakirjatiedoilla tehtävien alla, jotka kukin arkisto täydentää siltä osin kuin niitä esiintyy nimineen oman arkistonsa ams-suunnitelmassa. Näin suunnitelmat olisi nopea aikaansaatu ja yhtenäisinä. 

Nyt huomaan 12.10. luettuani eAMS-työkaluja KuntaIT-portaalin kautta - että he ovatkin  Arkistolaitoksessa toteuttaneet pys säil osalta - lisätty perusmallit lomakkeille säilytysajat ainakin osaan asiakirjoista tai asiakirjatyypeistä tai asiakirjallisen tiedon kohdalle - minkä mukaan lie valittu - ei vielä täysin avaudu ajatus. Idea hyvä.

Kuntapuolella tähän runkoon olisi voitu laittaa suositusajat määräaikaisille, josta rinnalle kunnat olisi määritelleet sitten talokohtaisen säilytysaikansa.  Näin työstäen - pysyvästi säilytettävät olisi jo valmiina suunnitelmana ja kunnat työstäisi vain valtakunnallista suunnitelmaa täydentäen määräaikaisille asiakirja-aineistoilla  (joiden osalta valtakunn normisuositus olisi jo ollut haettuna valmiina lomakkeessa) täydentäen.  - Näin säilytysaikojen luku ja poimintatyö olisi tehty yhdellä työllä puoliväliin -  sadoille organisaatioille kun taas nyt tehdään  sadoissa organisaatioissa sama työ - epäyhtenäisin tuloksin. 

Jatkoahan ei tässä nykyisessä suunnittelussa oteta huomioon - miten ylläpidetään. Esim. kun olis tuo valtakunnallinen ams-runko, niin siihen ajantasaiset säil normit olisi helppo vuosikymmenittäin tarkistaa ja ylläpitää.

Mutta kunnissa - eihän meitä kukaan kiellä toteuttamasta - työtä säästäviä ja hallittavia työtapoja myös arkistojen hallinnassa. Tarkoitushan on aikaansaada pitkään katkaisematta pysyviä arkistokokonaisuuksia jotka elävät ajassa ja pysyvät silti samanlaisena hallittavana kokonaisuutena.

Kun meillä on luotuna omalle kunnalle kunnallisten tehtävien kattava tehtäväluokittelu, niin siitä me saamme kaikille kunnallisille arkistoille samanlaisen yhteisen rungon - johon voimme poimia yhdellä kertaa kaikki säilytysajat - luokittelun tunnuksen jälkeen - asiakirjatiedon tason jälkeen jne. - niinpä sitten jatkossa, kun teemme toimistokohtaisia suunnitelmia - meillä on valmis apuväline.  Toimiston ams-suunnitelmaa tehdessä ei tarvitse taas lukea koko ohjeistoa läpi - poimimme ja päätämme vain toimston asiakirjoille / tiedoille määriteltävät säilytysajat, jo yhteisestä talolle tehdystä taulukosta valmiina. - Kaikki toimistot noudattaa samalla kohdalla suunnitelmaa - samaa normia ja yhtä pitkää tai eri pitkää säilytysaikaa - sen mukaan kuin kullekin päätetään siltä pohjalta kuin yhteisessä taulukossa on normi valtakunnallisesti määriteltynä - ja josta sitten suunnitelmakohtainen on määritelty talon tarpeiden mukaan - säilytysvastuun ja tallennemuodon mukaan.

Valtakunnallinen kehittämistyö ei riittävästi kiinnosta kunnallisella ajalla toimivia koska se on eriytynyttä - keskittyy vain pys säil aineistoihin - jotka eivät ole kenellekään mikään ongelma - suuremmat työmäärät ja todelliset säilyvyyden ongelmat ovat määräaikaisissa, joista kunn alalla hyvinkin pitkiä määräaikaisia säilytysaikoja valtava määrä. - Ja miksi pitää rakentaa rinnan erillisiä järjestelmiä molemmille aineistoille - kallista ja hajanaista.

Kirjeaineistojen - asiankäsittelyjärjestelmien aineistojen hallintaan - tarvitsemme myös säilytysaikarekisterin - siis kirjaamisen piirissä oleva aineisto - tämän saamme tuossa ams-suunnittelun kylkiäisenä - kun ja jos me käytämme samaa luokittelurunkoa myös asiankäsittelyjärjestelmiin upotettuna.

Totta kai me haluamme yhdellä työmäärällä hallita monia käyttötarpeita, miksi emme.

Mutta jos tällainen on mahdollista ja on olemassa - miksi ei jo nyt käytetä ?  - Tämän taulukon aikaansaaminen on tosi työläs ja aikaa vievä urakka, mutta valmistuu vähitellen.  Kuten edellä todetaan - säil aikojen viidakko on valtava ja asiaa ei helpota että koko ajan ne elää ja muuttuu. On ratkaistava ajankohta yms. ongelmat. 

Lisäksi tuntuu  että  on  rikos  jos ei tee suunnitelmia  prosessin muotoon - ? .  Edellisessä on tarkoitus että asiakirjatieto esiintyy yhden kerran ams-suunnitelmassa ja säilytysaikarekisterissä kun taas jos se esiintyy prosesseissa - se esiintyy kymmeniä kertoja eri prosesseissa - ken hallitsee ja ylläpitää - miettiköön. Mieluummin käyttäjä lukee ja hakee lyhyttä listaa kuin pitkää listaa - näin myös koneellisia apuvälineitä käytettäessä.  Ja eivät ne muuallakaan tee tarkkoja prosessiselvityksiä, kuten selviää oheisesta  blogikirjoituksesta   http://reunamerkintoja.wordpress.com/2009/01/16/hyva-suomi/  .

Ajatellapa että laitamme asiakirjatiedon määritelmät - säilytysajoin prosesseihin - tämä tarkoittaa myös sitä että tulevina vuosikymmeninä arkistonhoitaja metsästää tietotyyppejä eri prosesseista ja ylläpitää niihin muuttuvia säilytysaikaohjeita. Asialla ja asiakirjalla on erilainen säilytysaika eri yhteyksissä - eri prosesseissa. Nykyinen arkistojen hoito on ollut pääasiassa tietojoukkojen - kansioiden hallintaa ja käyttöä - tulevaisuudessa se on yhä enemmän yksittäisen tiedon tai tietotyypin hallintaa - joka voi merkitä tuhansien muuttuvien tietojen merkintöjen tekoa tietojärjestelmiin ja jopa niiden muuttamista prosessin eri vaiheissa. - Mikä työmäärän lisäys. Palvelemmeko me ohjelmia vai palvelevatko ohjelmat meitä ?

Toivomme kaikille arkistojen ammattilaisille voimia ja kärsivällisyyttä - painiessanne supisteuvilla resursseilla yhä lukuisampien vaatimusten ja ammatin haasteiden keskellä. Alan ammattilaisten ja työtovereiden  yhteistyö  säästää voimia ja antaa resursseja kiireiseen työpäiväämme.

Terv.  Ylläpito