Tähän sivuun voi tulla päivitystä seuraavina päivinä - jos asia akuutti sinulle - seuraa asiaa seuraavina viikkoina. 

Kansallisarkisto  laittoi  vireille  eAMS-hankkeen  kesällä  2007.

Perustana työlle oli pääkaupunkiseudun kuntien työryhmän työ - ehdotus kunnalliseksi tehtäväluokitukseksi, joka tulisi olemaan valtakunnallinen ja monien erilaisten organisaatioiden käyttöön. 

Nyt sitten vuosi on tehty työtä tiiviiseen tahtiin ja sen seurauksena on syntynyt kuvaukset tehtävien prosesseista ja kartoitus tehtävistä, alatehtävistä ja niiden alatehtävistä - tämän hetkinen luonnos on laadittuna 5:lle tasolle asti.

Luonnoksesta on tiedotettu kuntiin ja joillekin valtion viranomaisille ja muille yhteistyötahoille.  Kannanotot ja korjausehdotukset tuli antaa 31.8.2008 mennessä.

Nyt kun kommentit luonnoksesta on yksilöity ja perusteltu ja ne on tallennettu aina  tehtävien kohdille - näitä edelleen työstetään, niin että tämän hetken aikataulu tehtäväluokittelua laativalla projektilla on vuoden 2008 loppuun.

TAVOITTEITA  JA   TULEVAISUUS  :

- tehtäväluokituksesta tulee ehkä 3-portainen   (tehtävien tasot)

- sitä ei ehkä julkaista JHS-standardina, koska vain osa valtion viranomaisista on ollut mukana kartoittamassa työtehtäviä  

- tullaan käyttämään sähköisen arkistoinnin ratkaisuissa, tiedonohjausjärjestelmissä, eri  tietojärjestelmissä

- asiahallinnan luokittelu, asianhallintajärjestelmien luokittelu

- arkistonhallintaluokittelu, järjestelmien luokittelu

Kun  tehtäväluokitus valtakunnallista käyttöä varten valmistuu, sen voi mahdollisesti yhdistää omaan talon tehtäväluokitteluun - sen yläpuolelle - tiedonsiirtoa ohjaavaksi lisäelementiksi.

Toinen mahdollinen käyttötapa on sellainen, että tästä luokittelusta johtaa ja soveltaen luo oman talon käyttöön riittävän luokittelun.  Alkuperäinen ideahan oli että tulee yhteinen karkea luokittelu, josta tehdään tarkemmat - tarkemmin eritellyt talokohtaiset sovellukset. Nyt näyttää kuitenkin käyneen aivan toisin päin - siitä tulikin hyvin tarkkaan eritelty luokittelu.  Niinpä joutuu kysymään - mitä hienojakoisempi sen vaikeampi käyttää ja virhesijoitusten mahdollisuus kasvaa  (koska luokitteluviidakkoa on vaikea hallita ja hahmottaa).

Kun ja jos luokittelu on lyhyt ja selkeä, valinnat tietotekniikalla ovat nopeita ja valintalistan pituus siedettävä ja hallittava  (porukka ei jaksa juoksuttaa vieritettävää listaa, vaan jokaisen tason on mahduttava ruudulle - valinta tasoittain enintään 10-13 ryhmää.  Pitkät valintalistat - muutosvastarinta - ei muistettavissa.

Tässä vaiheessa kun tarkempia määritelmiä luokittelun käyttötavasta ja soveltamisesta ei ole saatavilla - monella meistä on hyvin erilainen kuva siitä mihin ja millä tavalla tätä tullaan käyttämään.  Joka kerta kun kuuntelee jossakin koulutuksessa esittelyä - riippuen henkilöstä - asiasta saa erilaisen selityksen sovellustavasta. Valmistelun edelleen edetessä - vähitellen asiasta ehkä muodostuu se yhteinen ja selkeä näkemys, jota nyt tarvittaisiin, ennenkuin tämä otetaan käyttöön. 

Jotta arkistointi tulee olemaan yhtenäistä ja luotettavaa - sijoitukset tulee olla niin hyvin määriteltyjä - että toimintatapa varmasti kaikkien käyttäjien osalta on yhtenevä. Voisi  määritellä  sen  vaikka  siten että  asialla, asiakirjalla tai tiedolla voi olla mahdollista vain yksi oikea sijoituspaikka ko. luokittelussa.  Siinä on määrittelemisen haastetta - kuinka siinä onnistutaan.  On se mahdollista, mutta se vaatii työtä ja monien näkemysten kompromisseja.  Tarvitaan viittauksia toisaalle jne. jolloin ko. sijoituspaikat määrittyy. Tarvitaan toistojen karsintaa ja näin myös synonyymien metsästystä saman ryhmän alle. Myös tarvitaan luokittelun ryhmän rajojen määrittämistä - mihin asti tässä ryhmässä ja mistä alkaen toisaalla.

Usein myös näkemys tehtävän tavoitteesta on erilainen. Pormestarinvaalin tavoite ei liene itse vaali vaan valinta, eli silloin se on henkilöstöstöasia ja siellä samassa kuin muut virka- ja työsuhteisten valinta-asiat.  Kun historiassa - tulevaisuudessa asiaa esille katsotaan - päätearkistonhoitaja hakee asiaa henkilöstöhallinnon tehtävistä - tuskin hän edes tietää että oli olemassa yksi aikakausi jolloin oli muodissa pormestarivaalit.  Tämän pienen esimerkin saa vapaasti kaataa kumoon - maailmaan näkemyksiä mahtuu.  Vaalit otsikon alle voi tulla jotain vaalin suorittamisen asiakirjoja, mutta kyllä osa tulee tulla henkilöaktiin tai vastaavaan asiakirja-aineistoon.  Vaalit otsikko voi olla ja viitteet  toisaalle - kaikesta tai osasta asiakirja-aineistoa.

KYSYMYS  JA   VASTAUS 

" Tuonne ohjearkistoon voi laittaa myös arkistolaitoksen TOJ/eAMS-mallin nähtäville. Näin sitä keskitettyä hallintaa/yhteisiä käytöntäjä voitaisiin päästä nopeasti toteuttamaan ilman suurempia järjestelmä integraatioita. "  -  näin kommentoi  ar blogia, jonka oli kirjoittanut P.Henttonen.  Vastaus tässä seuraavaksi :

Toistaiseksi tätä mallia ei nyt ole vielä siinä muodossa että voisi laittaa julkiseen levitykseen - siis se on työn alla oleva luonnos. Tarvitsemme myös siihen myös suostumuksen ennen julkaisemista.  Palaamme asiaan.

Luulen että ko. teos laitetaan vielä uuteen lausuntokierrokseen internet-sivuille ennenkuin se hyväksytään ja sovitaan otettavaksi käyttöön - ainakin itse toivon näin, sillä virheet  tulisi  korjata  mahd.  laajalla  käyttäjäkunnalla katsellen. Nykyinen työtapa  teknisesti oli niin monimutkainen ja vaikea että - luulen että moni ei jaksanut edes perehtyä tekniikan haltuunottoon. Niinpä kannanotot ja korjaustoiveet lienee jätetty toisten tehtäväksi - uskon palautetta tulleen niukasti juuri noiden teknisten vaikeuksien takia.

Luulen että pelkkä luokitteluteksti perusteluineen tulee julkaista muutoinkin avoimessa verkossa, mutta tietenkin laitamme sen jopa luonnoksena, jos sellaiseen saamme luvan. On huono asia jos ottaa käyttöön keskeneräisen luokituksen - arkistotyön merkinnät ja käytännöt lähtee käyntiin ja niiden korjaaminen jälkikäteen on työlästä ja joskus jopa vaikeaa - ja ylimääräistä työtä.

Tämä tilanne tähän on kirjoitettu niillä tiedoilla, jotka olen saanut koulutuspäivänä 04.09.2008 ja kouluttajana oli eAMS-projektia vetävä ylitarkastaja Raili Oittinen Kansallisarkistosta. Tulemme informoimaan sivujen lukijoita sitä mukaa kuin tietoa on saatavilla eri lähteistä.

Tämä kokonaisuus liittyy moniin muihin projekteihin ja tämän kuin myös niiden muiden osalta - kaikki elää ja muuttuu koko ajan vaatimusten tullessa esille työryhmien työssä ja testausten kautta.  Lisäksi näyttää siltä että toistaiseksi ainakin sähköisen arkistoinnin suunnittelu on jatkuvasti poikinut yhä uusia projekteja, jotka valmistelevat erilaisia kokonaisuuksia sähköistä arkistointia varten.

Ensin suunnitellaan standardit ja yhteentoimivuudet ja sen jälkeen testataan ne ja siitä löytyy taas muutettavaa. Kun kaikki palat - eri projekteista - on koossa - sen jälkeen koodataan ohjelmia ko. vaatimukset täyttäviksi. Sitten testataan ne - korjataan ja testataan ja otetaan käyttöön.  Lisäksi tarvitaan päätökset ja lainsäädäntö vastaanottojärjestelmästä - maksaja - sopimukset yhteistyöstä ja toteutuksesta - kun kaikki on kasassa - siihen sitten istutetaan tuo luokittelu yhtenä palasena. Sitä ennen kyllä meillä on jo nykyisissä järjestelmissä paljon käyttöä tehtäväluokittelulle, joka on nykyisin muodostuvan arkistomme runko ja ulkoasu arkistonhallinnan ja asianhallinnan järjestelmissä - sekä paperiarkiston että sähköisen arkistoinnin osa-alueilla. Lisäksi joihinkin atk-tietojärjestelmiin muuallekin tarvitsemme luokittelua.

Toitaiseksi ainakaan meillä ei ole sellaista atk-järjestelmää, johon voisi upottaa 5-tasoisen luokittelun syötettynä ja toimivaksi.  Siis jäämme odottamaan ensin luokittelua, sitten ohjelman muutosta, sitten käyttöönottoa. 

Mutta mitä me teemme kunnallisissa arkistoissa näilla valtion tehtävillä, jos valtio jäi pois tästä ?   - tuleeko liittymään mukaan ja vai jatkuuko jakautunut arkistohallinto ?

Kuinka monelle vuodelle tämä luokittelu on suunniteltu toimivan kun se on kiinteämuotoinen rakenteeltaan - uudet tehtävät tulevina vuosina sijoitetaan mihin ? Ja kuinka se vaikutti rakenteeseen - kokonaisuuteen ?

Monta kysymystä tulee mieleen ja vastauksiakin noihin voisin antaa, mutta tässä vaiheessa työn ollessa - esitän kuitenkin kysymyksiä pohdittavaksi - saattaa jopa käydä niin että jotain niiden myötä huomataan tarpeelliseksi.  Rakentava keskustelu on aina tarpeen näin tärkeässä ja laajasti vaikuttavassa asiassa.

Tehtäväluokittelun suunnittelu on tärkeä ja kannatettava hanke - tarpeellinen kaikille - mutta toivon mukaan siinä myös onnistutaan.  Sovellus lieneekin sitä suurempi haaste tämän jälkeen - siis valtakunnallinen onnistuminen siinä.

Lisätietoa asian suhteen voit saada tämän linkin takaa  http://www.ohjearkisto.fi/uutiset/sahkoisen-arkistonmuodostussuunnitelman-eams-ajankohtaiskatsaus-9.10.2008-ka/ 

Hyvät jatkot työllenne !

Terv.  Helvi  Maria  Tuovila , arkistosihteeri