Monissa  kunnissa  puurretaan  suunnitelmia  kuntien yhdistymisen suuntaan - vuoden vaihteessa jälleen monet kunnat yhdistyvät.  TÄSSÄ  TILANTEESSA  USEIMMITEN  UNOHDETAAN  ANTAA  RESURSSIT  JA  TYÖAIKA   ASIAKIRJAHALLINNON   ASIANMUKAISELLE  HOITAMISELLE .

Pian astuu remmiin uusi väki - missä ovat tiedot ja asiakirjat kun tuo hallinto astuu toimintaan - käsittelyssä keskeneräiset ja loppuun käsitellyt asiat ja asiakirjat ?  Useamman  kunnan  asiakirjatiedot  tulisi  olla  hyvässä  järjestyksessä  ja  tietojärjestelmät  toimintakunnossa, onko  teillä  näin   - asiat suunniteltu, ohjeistettu  ?

Paras asiakirja-aineiston asiantuntija on henkilöstö, jonka työn tuloksena nuo asiakirjat ovat syntyneet - käytetäänkö  tätä  asiantuntemusta  ja onko aikaa asialle  ?

Usein kuulee kysyttävän - mitä meidän tulee muistaa yhdistymistilanteessa ?

ASIAKIRJAHALLINTO  JA  ARKISTOJEN  HALLINTA  VAATII  SUUNNITTELUA  JA  HENKILÖKUNNALLE  TARVITAAN  OPASTUS ,  TIEDOTUS  TAI  KOULUTUS

- tarvitaan kuntien arkistosihteerien palaverit, jossa johto mukana  (joku heistä)

- vastuut asiakirja-aineistoista

- henkilökunnalle voidaan laatia vähintäänkin tiedote toimintaohjeeksi

- tietojärjestelmien, tietojen ja asiakirjojen hallittu siirto ja käyttöönotto uudelle organisaatiolle ja päätearkistoihin

- tulevan organisaation tarvitsemat tiedot ja asiakirjat  (käsittelyssä keskeneräiset)

- kuka, mitä ja missä  sekä milloin

Näihin  asioihin  voit  lukea ohjeistusta - extranet - ohjeet - KUNTIEN  YHDISTYMISEN  VAIKUTUS  ASIAKIRJAHALLINTOON.

Samantyyppistä  valmistautumista ja ohjeistusta  voidaan  käyttää kun valmistaudutaan  muihin  organisaatiomuutoksiin.

Voit katsoa lisätietoja  asian suhteen - extranet - tiedostot - ohjeet - kuntien yhdistyminen, ohjeet henkilökunnalle -  josta löydät tekstin